Příjmový pokladní doklad nebo faktura: Jaký je mezi nimi rozdíl a kdy je vystavit?

Orientace v podnikatelské džungli dokáže být místy velmi náročná, obzvlášť co se účetnictví, daní a související administrativy týče. Vystavování dokladů se postupně stává vaší denní rutinou, ale než se do toho dostanete, sem tam vás může něco překvapit. Podívejme se nyní na to, jaký je rozdíl mezi příjmovým pokladním dokladem a fakturou, jaká jsou specifika těchto dokladů a kdy se který používá.

Co je příjmový pokladní doklad?

Příjmový pokladní doklad je dokument, který potvrzuje přijetí hotovosti do pokladny. Nejčastěji se používá v situacích, kdy zákazník platí v hotovosti za zboží nebo služby. Tento doklad je spolu s výdajovým pokladním dokladem důležitý pro evidenci hotovostních transakcí a následné zaúčtování do pokladní knihy.

Hlavní náležitosti příjmového pokladního dokladu pak zahrnují:

• označení dokladu – v tomto případě příjmový pokladní doklad,
• číslo dokladu – každý doklad musí mít unikátní číslo, číslování by mělo být chronologické,
• datum vystavení – den, měsíc a rok, kdy byl doklad vystaven,
• firma a údaje o ní – název firmy, sídlo, IČO, DIČ,
• cena bez DPH – přijatá částka bez DPH (pouze u plátce DPH),
• sazba DPH – DPH v procentech (pouze u plátce DPH),
• hodnota DPH – částka DPH v korunách (pouze u plátce DPH),
• celková cena – celková přijatá částka vč. DPH,
• celková cena slovy – zapisuje se dohromady (bez mezer) a začíná velkým písmenem, volné místo je pak třeba proškrtnout, aby nebylo možné dodatečně upravit či falšovat původně uvedenou částku (např. tisícpětsetdvacetpět ---),
• od koho byla platba přijata a údaje o něm – jméno nebo název firmy, adresa, IČO, DIČ,
• účel platby – za jakým účelem byla peněžní částka přijata (např. prodej zboží, vklad hotovosti do pokladny),
• podpis – je třeba připojit podpis osoby, která peníze přijala, případně razítko.

Podívejme se nyní na příklad správně vystaveného příjmového pokladního dokladu. Vzor dokladu jsme připravili v ekonomickém softwaru STEREO, který se kompletně postará o vaše účetnictví.

Tento PPD vystavil plátce DPH, v případě dokladu od neplátce by doklad neobsahoval rozpad na základ daně a DPH, ale pouze celkovou cenu s daní.

Co je faktura?

Faktura je účetní a daňový doklad, kterým dodavatel účtuje odběrateli za dodané zboží nebo služby. Faktura je podkladem pro úhradu a zároveň slouží jako důkazní prostředek při daňových kontrolách.

Mezi náležitosti faktury, se kterými se často setkáte, patří následující:

• označení „faktura“ v záhlaví,
• datum vystavení a číslo faktury,
• datum splatnosti faktury,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění, není-li shodné s datumem vystavení (pouze u plátců DPH),
• název, adresa a IČ, případně DIČ dodavatele,
• název a sídlo banky dodavatele a číslo jeho účtu,
• název, adresa a IČ případně DIČ odběratele,
• název a sídlo banky odběratele a číslo jeho účtu,
• číslo (označení) objednávky,
• položky faktury, tedy druh a množství výrobků nebo druh a rozsah poskytované služby,
• cena za jednotku a celková cena (u plátců DPH také základ daně, sazba DPH a výše daně v Kč,
• způsob úhrady,
• razítko a podpis oprávněné osoby.

Povinným údajem na faktuře je také označení registru, ve kterém jste jako podnikatel či společnost zapsaní. Faktura od živnostníka by tak měla obsahovat větu: „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“, obchodní společnosti pak na faktuře uvádějí: „Společnost zapsaná do obchodního rejstříku u Městského soudu v (město), oddíl X, vložka 123456.

Faktura je důležitým dokumentem zejména pro plátce DPH (v takovém případě je i tzv. daňovým dokladem), neboť na jejím základě lze uplatnit odpočet DPH.

Kdy vystavit příjmový pokladní doklad a kdy fakturu?

Stále tápete, kdy vlastně vystavit fakturu a kdy příjmový pokladní doklad? Rozhodnutí závisí na konkrétní situaci a charakteru platby – pojďme se na tuto problematiku podívat blíže.

Faktura potvrzuje, že prodávající má nárok na zaplacení stanovené částky od kupujícího. Sama o sobě nezakládá pohledávku, ale slouží k evidenci její existence. Obvykle se pojí s platbami na účet, ale v některých případech se setkáte i s platbou v hotovosti. Fakturu lze vystavit i k transakci, která bude uhrazena až v budoucnu.

Příjmový pokladní doklad vystavíte tehdy, když přijímáte peníze v hotovosti do pokladny (zákazník zaplatil hotově za zboží nebo službu). Pojí se tedy výhradně s hotovostními platbami. Navíc se na rozdíl od faktury vždy vystavuje až ve chvíli, kdy hotovost od kupujícího přebíráme.

Ve zkratce lze tedy říci, že faktura eviduje danou pohledávku bez ohledu na způsob úhrady, příjmový pokladní doklad pak prokazuje samotnou úhradu v hotovosti.

Digitalizace dokladů jako trend současnosti

Digitalizace účetních dokladů je jedním z trendů posledních let a přiklání se k ní stále více podnikatelů a firem. Na trhu najdete nepřeberné množství pokladních softwarů, které umožňují vystavení, evidenci i archivaci dokladů bez nutnosti ručního vyplňování či tisku. Elektronické faktury a pokladní doklady přinášejí řadu výhod:

• zjednodušení evidence dokladů,
• rychlejší vystavení a odeslání dokladu,
• lepší dostupnost dat,
• menší riziko ztráty nebo poškození dokladu,
• snazší archivace a vyhledávání v dokladech,
• snížení spotřeby papíru.

Tip: Hledáte-li spolehlivý software pro váš obchod či gastro provoz, vsaďte na pokladnu ENTER. Malé firmy pak ocení ekonomický software STEREO, který zajistí kompletní ekonomickou agendu.