Výdajový pokladní doklad: Vše o něm + vzor

Výdajový pokladní doklad patří k nejčastějším účetním dokladům, se kterými se podnikatelé a účetní denně setkávají. Ať už vedete daňovou evidenci, účetnictví nebo jen spravujete firemní finance, je důležité vědět, jak výdajový pokladní doklad správně vystavit a archivovat. V tomto článku si podrobně vysvětlíme, co vše by měl tento doklad obsahovat, jak se liší pro plátce a neplátce DPH a ukážeme si i praktický vzor vyplnění.

Co je to výdajový pokladní doklad?

Výdajový pokladní doklad je účetní doklad, kterým se prokazuje výdej hotovosti z pokladny. Používá se v případech, kdy podnikatel platí v hotovosti za zboží, služby nebo jiné výdaje spojené s podnikáním. V praxi jde například o platby za kancelářské potřeby, drobný majetek, služby řemeslníků nebo refundace zaměstnancům.

Je důležité zdůraznit, že výdajový pokladní doklad neprokazuje pouze fakt, že peníze opustily pokladnu firmy, ale také komu a za co byly vydány. Správné a úplné vyplnění je proto zásadní nejen pro daňovou evidenci, ale i při případné kontrole ze strany finančního úřadu.

Jak vyplnit výdajový pokladní doklad

Vyplnit pokladní doklad není vůbec nic složitého. Podívejme se nyní, jak na to a ukážeme si také vzor, jak má takový výdajový pokladní doklad správně vypadat.

Výdajový pokladní doklad musí zpravidla obsahovat zákonem předepsané náležitosti, mezi které patří:

• označení dokladu – v tomto případě výdajový pokladní doklad,
• číslo dokladu – každý doklad musí mít unikátní číslo, číslování by mělo být chronologické,
• datum vystavení – den, měsíc a rok, kdy byl doklad vystaven,
• firma a údaje o ní – název firmy, sídlo, IČO, DIČ,
• cena bez DPH – vydaná částka bez DPH (pouze u plátce DPH),
• sazba DPH – DPH v procentech (pouze u plátce DPH),
• hodnota DPH – částka DPH v korunách (pouze u plátce DPH),
• celková cena – celková vydaná částka vč. DPH,
• celková cena slovy – zapisuje se dohromady (bez mezer) a začíná velkým písmenem, volné místo je pak třeba proškrtnout, aby nebylo možné dodatečně upravit či falšovat původně uvedenou částku (např. tisíctřistapadesátosm ---),
• komu byla platba vydána a údaje o něm  – jméno nebo název firmy, adresa, IČO, DIČ,
• účel platby – za jakým účelem byla peněžní částka vydána (např. nákup kancelářských potřeb, vyplacení cestovních náhrad zaměstnancům),
• podpisy obou stran – je třeba připojit podpis osoby, která peníze vydala, i osoby, která je přijala, případně razítko.

Důležité: Jste-li tedy plátci DPH, doklad obsahuje rozpis DPH. Výdajový pokladní doklad neplátce DPH pak naopak obsahuje pouze částku včetně daně, bez rozpisu.

Vzor vyplnění výdajového pokladního dokladu

Pro lepší představu si ukážeme, jak vypadá správně vystavený výdajový doklad se všemi náležitostmi. Vzory dokladů jsme připravili v ekonomickém softwaru STEREO,  který se kompletně postará o vaše účetnictví.

Vzor vyplnění: VPD od neplátce DPH

Vzor vyplnění: VPD od plátce DPH

Chcete si zjednodušit vyplňování dokladů a formulářů? V našem FORM studiu najdete chytrý formulář pro příjmový a výdajový pokladní doklad a více než 700 dalších užitečných formulářů.

Výdajový pokladní doklad online: Moderní alternativa papírových dokladů

V dnešním světě plném digitálních technologií již stále více podnikatelů využívá online nástroje pro správu financí, které šetří čas i náklady. Pokladní systémy nabízejí širokou škálu funkcí, přičemž vystavování příjmových a výdajových dokladů je pouze jednou z nich.

Výhody výdajového pokladního dokladu online

Pokud ještě vyplňujete pokladní doklady ručně, zpozorněte. Jejich elektronická podoba totiž přináší hned několik výhod:

• úspora času – vystavení dokladu je rychlé a snadné,
• automatizace – některé systémy automaticky vyplňují údaje a generují doklady,
• přehlednost – všechny doklady jsou uloženy na jednom místě a snadno se v nich vyhledává,
• udržitelnost – snížení spotřeby papíru,
• integrace – možnost propojení s ekonomickým či účetním softwarem.

Hledáte-li spolehlivý software pro váš obchod či gastro provoz, vsaďte na pokladnu ENTER. Malé firmy pak ocení ekonomický software STEREO, který zajistí kompletní ekonomickou agendu.

Komu patří originál výdajového pokladního dokladu?

V praxi originál výdajového pokladního dokladu zůstává vždy tomu, kdo peníze z pokladny vydává, tedy podnikateli či firmě. Příjemce hotovosti (například dodavatel nebo zaměstnanec) obdrží kopii dokladu.

Časté chyby při vystavení výdajových pokladních dokladů

Ačkoli se vystavování výdajových pokladních dokladů může zdát jednoduché, v praxi dochází k některým častým chybám. Obvykle mezi ně patří:

• neúplné údaje – vždy pečlivě zkontrolujte, zda jste vyplnili všechny povinné údaje,
• chybná částka – zkontrolujte částku a ujistěte se, že se shoduje v číslech i slovy,
• chybějící podpisy – doklad musí obsahovat podpis obou účastníků transakce (osoby, která peníze přijala, i osoby, která je vydala),
• nesprávné číslování – dodržujte chronologické číslování dokladů,
• nesprávná archivace dokladů – uchovávejte doklady po dobu stanovenou zákonem (obvykle 5 let).

Výdajový pokladní doklad vs. příjmový pokladní doklad

Je dobré zmínit, že výdajový pokladní doklad je protějškem příjmového pokladního dokladu. Zatímco výdajový doklad potvrzuje výdej peněz z pokladny, příjmový doklad potvrzuje jejich přijetí. Oba doklady mají své místo v pokladní knize a společně vytvářejí ucelený obraz pohybu hotovosti ve firmě.

Výdajový pokladní doklad je běžnou součástí agendy každého podnikatele, kde prokazuje hotovostní výdaje firmy. Jeho správné vystavení je důležité nejen z hlediska daní, ale i pro přehled o finančních tocích v podniku. Moderní doba nabízí i pohodlné možnosti výdajového pokladního dokladu online, které usnadňují práci a minimalizují riziko chyb.

Přečtěte si více i o příjmovém pokladním dokladu.