Průvodce pokladními doklady: Náležitosti, archivace a vzor

Správné vedení účetnictví a evidence hotovostních transakcí může být pro některé podnikatele oříškem. Součástí agendy je i vystavování pokladních dokladů, které je rutinní záležitostí, ale přesto i v této oblasti vznikají chyby, které mohou vést ke zbytečným komplikacím při kontrole z finančního úřadu. Náš článek vám poskytne ucelený přehled o tom, jak správně vystavovat, evidovat a archivovat pokladní doklady a na co si dát pozor.

Co je to pokladní doklad a jaké druhy rozlišujeme

Než se pustíme do detailů, pojďme si ujasnit, co vlastně pokladní doklad je a jaké druhy pokladních dokladů v praxi rozlišujeme.

Pokladní doklad je účetní doklad, který slouží k evidenci hotovostních operací, tedy příjmů a výdajů v pokladně. Podle účelu rozlišujeme dva základní typy pokladních dokladů:

• příjmový pokladní doklad – potvrzuje přijetí hotovosti do pokladny (například platba od zákazníka, který si od nás zakoupil zboží),
• výdajový pokladní doklad – potvrzuje výdej hotovosti z pokladny (třeba platba dodavateli za materiál, záloha zaměstnanci).

V praxi se dosud setkáte také s tiskopisem, který funguje jako univerzální pokladní doklad. Obsahuje označení jak příjmový, tak výdajový doklad – variantu, kterou použít nechcete, jednoduše přeškrtnete. Platná je pak ta, která zůstala nepřeškrtnutá.

Náležitosti pokladního dokladu: Co musí doklad obsahovat?

Každý pokladní doklad musí obsahovat určité zákonem stanovené náležitosti. Dle zákona o účetnictví musí každý pokladní doklad obsahovat:

• označení dokladu – výdajový nebo příjmový pokladní doklad,
• číslo dokladu – každý doklad musí mít unikátní číslo, číslování by mělo být chronologické,
• datum vystavení – den, měsíc a rok, kdy byl doklad vystaven,
• firma a údaje o ní – název firmy, sídlo, IČO, DIČ,
• cena bez DPH – vydaná částka bez DPH (pouze u plátce DPH),
• sazba DPH – DPH v procentech (pouze u plátce DPH),
• hodnota DPH – částka DPH v korunách (pouze u plátce DPH),
• celková cena – celková vydaná částka vč. DPH,
• celková cena slovy – zapisuje se dohromady (bez mezer) a začíná velkým písmenem, volné místo je pak třeba proškrtnout, aby nebylo možné dodatečně upravit či falšovat původně uvedenou částku (např. tisíctřistapadesátosm ---),
• komu byla platba vydána a údaje o něm – jméno nebo název firmy, adresa, IČO, DIČ,
• účel platby – za jakým účelem byla peněžní částka vydána (např. nákup kancelářských potřeb, vyplacení cestovních náhrad zaměstnancům),
• podpis účastníků – u výdajového pokladního dokladu je třeba připojit podpis osoby, která peníze vydala, i osoby, která je přijala, u příjmového pak postačí podpis osoby, která peníze přijala,
• razítko – je doporučené, ale ne povinné.

Pokladní doklad nad 10 000 Kč: Kdy se vás limit týká?

Jste-li plátcem DPH, pak pro vás platí, že při překročení částky 10 000 Kč na pokladním dokladu již nemůžete vystavit zjednodušený daňový doklad, který na rozdíl od běžného daňového dokladu nemusí obsahovat označení kupujícího, základ a výši daně či jednotkovou cenu. V takovém případě musíte podle § 30 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, vystavit běžný daňový doklad, který obsahuje všechny zákonem požadované náležitosti.

Pokud však plátcem DPH nejste, limit 10 000 Kč se vás netýká. Vystavujete totiž jen běžné účetní doklady a rozpis DPH tak vůbec neřešíte.

Pokladní doklad online: Moderní řešení pro digitální dobu

S nástupem digitalizace se stále více podnikatelů obrací k elektronickým řešením. Na trhu najdete nepřeberné množství pokladních softwarů, které umožňují vystavení, evidenci i archivaci pokladních dokladů bez nutnosti ručního vyplňování či tisku. To výrazně zjednodušuje administrativu a snižuje riziko chyb. Elektronické a online pokladní doklady přináší i řadu dalších výhod:

• rychlé vystavení a okamžité odeslání e-mailem,
• automatické číslování a archivace,
• snadné vyhledávání a export do účetnictví,
• možnost digitálního podepisování,
• snížení spotřeby papíru.

Tip: Hledáte-li spolehlivý software pro váš obchod či gastro provoz, vsaďte na pokladnu ENTER. Malé firmy pak ocení ekonomický software STEREO, který zajistí kompletní ekonomickou agendu.

Archivace pokladních dokladů a související povinnosti

Správná archivace účetních a daňových dokladů je zákonnou povinností každého podnikatele. Zákon o účetnictví stanovuje konkrétně u pokladních dokladů povinnost uchovávat je po dobu 5 let. Lhůta zpravidla začíná běžet začátkem roku následujícího po roce, v němž byly doklady vystaveny.

Jste-li však plátcem DPH, vystavujete daňové doklady, které máte povinnost archivovat po dobu 10 let. To se v tomto případě vztahuje i na pokladní doklady.

Co se formy archivace týče, pokladní doklady můžete archivovat buď klasicky v tištěné formě nebo elektronicky. U elektronických dokumentů pak musíte splnit 3 podmínky:

• věrohodnost původu – dokument je třeba podepsat elektronickým podpisem,
• neporušitelnost obsahu – opatřete dokument také časovým razítkem,
• čitelnost – doporučujeme celosvětově uznávaný formát PDF.

Vzor pokladního dokladu: Jak správně vypadá VPD a PPD

Pojďme se nyní podívat na správně vystavený příjmový a výdajový pokladní doklad. Na následujících vzorech si můžete prohlédnout pokladní doklady vystavené plátcem DPH. Pokud by je vystavil neplátce DPH, lišily by se tím, že by obsahovaly pouze jedinou částku celkem.

Vzory dokladů jsme připravili v ekonomickém softwaru STEREO, který se kompletně postará o vaše účetnictví.

Chcete si zjednodušit vyplňování dokladů a formulářů? V našem FORM studiu najdete chytrý formulář pro příjmový a výdajový pokladní doklad a více než 700 dalších užitečných formulářů.

Správné vystavování, evidence a archivace pokladních dokladů je jednou ze základních součástí transparentního a bezproblémového podnikání. Dodržováním zákonných náležitostí, využíváním moderních technologií a pravidelnou kontrolou svých procesů minimalizujete riziko sankcí i zbytečných komplikací.