JMHZ - PREZEC (předregistrace zaměstnanců)

Od července se mění pravidla hry: České zaměstnance musíme na ČSSZ hlásit ještě před nástupem

Pokud zaměstnáváte lidi, zbystřete. Od 1. července 2026 se zavádí nová povinnost přihlásit zaměstnance do evidence ČSSZ ještě před jeho faktickým nástupem do zaměstnání. Tato povinnost se týká zaměstnanců s českým státním občanstvím. Pro podání v předstihu se otevírá časové okno nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu.

Nový proces nabízí dvě legislativní cesty, jak tuto povinnost splnit. Podání lze realizovat výhradně elektronicky (datová schránka, rozhraní APEP/VREP či ePortál ČSSZ). 

Jaké jsou možnosti v praxi?

Zaměstnavatel má možnost zvolit si jednu ze dvou kombinací podle toho, kolik údajů má o budoucím zaměstnanci předem k dispozici.

Varianta 1 - Přímá plná registrace

Pokud máte před nástupem k dispozici kompletní sadu dat zaměstnance, můžete rovnou odeslat standardní plnou registraci REGZEC pod kódem akce 1 - Nástup do zaměstnání.

• Výhoda - vše vyřídíte jedním krokem ještě před nástupem a po nástupu již nemusíte nic doplňovat.

Varianta 2 - Dvoukroková předregistrace

Pokud máte před nástupem pouze omezený set dat, využijete nový zjednodušený formulář PREZEC.

1. Krok 1 (před nástupem) - odešlete formulář PREZEC s kódem akce 1 (Předpokládaný nástup). V něm vyplníte pouze 8 zákonných atributů: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství (akceptováno je výhradně CZ), variabilní symbol a předpokládaný den nástupu.
2. Krok 2 (po nástupu) - do 8 dnů od faktického nástupu zaměstnance musíte podat navazující plnou registraci REGZEC s kódem akce 1 - Nástup do zaměstnání.

Důležité upozornění - v rámci předregistrace se zaměstnanci neověřuje totožnost vůči registru zaměstnanců a nepřiděluje se mu OIČ ani ID zaměstnání. Tyto identifikátory získá až při následné plné registraci.

Pozor na navazující zaměstnání

V souvislosti s novým systémem hlášení (JMHZ) a červencovou předregistrací se objevuje zásadní administrativní zádrhel, který se týká plynule navazujících smluv u stejného zaměstnavatele (např. při přechodu z DPP na HPP, nebo když zaměstnanci v pátek končí jedna smlouva a v sobotu začíná druhá).

Zatímco dříve se kontinuální pojištění u jednoho zaměstnavatele často administrativně nepropojovalo novým papírováním, nová pravidla mění postup:

• Konec automatické kontinuity - nový systém striktně vyžaduje, aby se v systému evidoval každý jednotlivý pracovně-právní vztah samostatně. Každá smlouva má totiž přiděleno své unikátní ID zaměstnání.
• Musíte odhlásit i přihlásit - pokud na sebe smlouvy bezprostředně navazují, musíte starý vztah nejprve řádně ukončit a nový vztah znovu přihlásit a to i v případě, že nedochází k žádnému přerušení účasti na nemocenském pojištění.
• Registrační problém před nástupem - od července se tato komplikace ještě prohlubuje. Jakmile bude zaměstnanec plynule přecházet na novou smlouvu, musíte splnit povinnost registrace předem. To znamená, že musíte administrativně uzavřít starou smlouvu a ještě před dnem vzniku nového vztahu odeslat buď předregistraci, nebo rovnou plnou registraci pro novou smlouvu.

Pro mzdové účtárny to znamená konec nárazové práce na konci měsíce – navazující smlouvy bude nutné v systémech odbavovat průběžně a s předstihem.

Co dělat, pokud zaměstnanec nakonec nenastoupí?

Pokud z pracovního poměru sejde, musíte situaci v systému včas vyřešit, jinak riskujete sankce. Postup závisí na tom, jakou variantu jste zvolili na začátku:

• Pokud jste poslali plnou registraci  - musíte provést storno zaměstnance pomocí registrace REGZEC s kódem akce 8.
• Pokud jste poslali pouze předregistraci - musíte do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu odeslat ukončení předregistrace s kódem akce 2 (Oznámení o nenastoupení).

Technická specifikace pro akci 2 - Oznámení o nenastoupení musí povinně referovat GUID původního podání. Z důvodu ochrany dat se v akci 2 již nezasílají osobní údaje zaměstnance (jméno, příjmení atd.), zasílá se pouze variabilní symbol zaměstnavatele, rodné číslo zaměstnance, GUID původního podání a datum vyhotovení.

Hromadná podání

• Hromadné odesílání - v rámci jednoho elektronického podání (datová schránka či APEP/VREP) můžete hromadně odeslat data až pro 1 500 zaměstnanců (pracovně-právních vztahů) najednou v jedné datové větě. Výjimkou je ruční vyplňování přímo na ePortálu ČSSZ, kde lze v rámci jednoho podání odeslat pouze jeden formulář.
• Automatické zneaktivnění po 16 dnech - pokud podáte předregistraci 1 a do 16 dnů od předpokládaného nástupu systém neobdrží plnou registraci ani ukončení, formulář se automaticky označí jako neaktivní.

Která varianta je lepší?

Volba závisí na interních procesech Vaší společnosti.

• Zjednodušenou předregistraci doporučujeme společnostem s vyšší fluktuací. Před nástupem nemusíte od budoucího zaměstnance zjišťovat detailní informace (vzdělání, zdravotní pojišťovnu atd.). Výhodou je také zastupitelnost, administrativní pracovník může odeslat rychlý základ a mzdová účetní po nástupu dokončí plnou registraci. Pokud podání opravujete, chybné podání PREZEC nelze editovat, řeší se podáním akce 2 a novým podáním.
• Přímou plnou registraci předem doporučujeme tam, kde je nástup zaměstnance stoprocentně jistý a personalista má k dispozici kompletní data. Odpadá tím nutnost posílat po nástupu druhý formulář.

Upozornění na závěr - tento zjednodušený režim předregistrace (PREZEC) je určen výhradně pro občany se státním občanstvím ČR. U cizinců (včetně občanů Slovenské republiky s rodným číslem přiděleným po 31. 12. 1992) nadále platí striktní povinnost plné registrace REGZEC před nástupem do zaměstnání.