Nastavení datové schránky ve FORM studiu

Datová schránka je klíčovým nástrojem pro elektronickou komunikaci s úřady. Ve FORM studiu lze její údaje nastavit na třech různých úrovních, což umožňuje flexibilní přizpůsobení podle potřeb organizace, klienta i jednotlivých uživatelů.

Správné nastavení je důležité pro bezproblémové odesílání i přijímání datových zpráv.

1. Nastavení datové schránky v programu

Toto nastavení je globální a platí pro celý program FORM studio.

Používá se typicky v případech, kdy:

• firma pracuje pouze s jednou datovou schránkou
• všichni uživatelé odesílají zprávy ze stejné datové schránky

V nastavení programu se zadávají základní přihlašovací údaje k datové schránce, které se následně použijí všude tam, kde není nastavení přepsáno na nižší úrovni.

Nastavení provedete přes nabídku: Agenda - Nastavení programu - Datová schránka:

2. Nastavení datové schránky u klienta

Nastavení na úrovni klienta má přednost před globálním nastavením programu.

Využívá se zejména tehdy, když:

• spravujete více klientů, z nichž každý má vlastní datovou schránku
• odesíláte podání jménem konkrétního klienta (např. účetní nebo daňový poradce)

Ke každému klientovi lze uložit jeho vlastní identifikátor datové schránky a případně další potřebné údaje. FORM studio pak při práci s daným klientem automaticky použije jeho nastavení.

Nastavení provedete přes nabídku -Domů - Nastavení klienta - Datová schránka:

3. Nastavení datové schránky u uživatele

Nejvyšší prioritu má nastavení na úrovni uživatele.

Toto nastavení je vhodné v situacích, kdy:

• každý uživatel pracuje se svou vlastní datovou schránkou
• je potřeba přesně rozlišit, kdo datovou zprávu odeslal

Pokud má uživatel vyplněné vlastní nastavení datové schránky, použije FORM studio vždy toto nastavení – bez ohledu na nastavení programu nebo klienta.

Nastavení provedete přes nabídku Agenda - Uživatelé - Vlastnosti - Nastavení uživatele:

Priorita jednotlivých nastavení

Pokud jsou údaje vyplněny na více místech, FORM studio postupuje podle následující priority:

1. Uživatel
2. Program
3. Klient

To znamená, že nastavení uživatele vždy přepíše nastavení klienta i programu, globální nastavení programu přepíše nastavení klienta.

Pokud máte ve FORM studiu nastavené datové schránky na všech třech úrovních, můžete si pak při elektronickém podání datovou schránkou vybrat, za kterou datovou schránku formulář odesíláte:

Doporučení na závěr

• Před zahájením práce si ujasněte, kdo a za koho bude datové zprávy odesílat
• Pokud pracujete s více klienty, doporučujeme využívat nastavení na úrovni klienta
• Pro individuální práci jednotlivých uživatelů je nejvhodnější nastavení na úrovni uživatele

Správně zvolené nastavení datové schránky vám ušetří čas a minimalizuje riziko chyb při elektronické komunikaci.

Co by vás mohlo zajímat:

FORM studio je také možné využít jako datový trezor.

Datum dodání vs. datum doručení v datových schránkách

Datové schránky - možnost vypnutí povinné změny hesla

Změny u datových schránek - velkoobjemové zprávy

Přeposlání zprávy z datové schránky e-mailem

Automatická kontrola datových schránek

Jak na elektronické podání formulářů