Načítání osobního dotazníku do programu

Dotaz:

Jak pošlu osobní dotazník zaměstnanci a jak ho pak načtu zpět?

Řešení:

Tento návod vás provede procesem od odeslání dotazníku zaměstnanci až po automatické načtení údajů do programu. Důsledné shromáždění všech údajů je nezbytné pro správné sestavení Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ).

Proč využít elektronický osobní dotazník?

Elektronický dotazník je nejrychlejší cestou k získání, doplnění i aktualizaci údajů zaměstnanců. Namísto ručního přepisování využijete přímý import dat, což vám přinese:

• Eliminace chyb: Odpadá ruční přepisování údajů z papíru do programu, čímž předejdete překlepům v datech pro hlášení na ČSSZ.
• Rychlá aktualizace personalistiky: Snadno doplníte chybějící údaje přímo do personální karty bez nutnosti cokoli vypisovat.

• Efektivní sběr dat: Zaměstnanec dotazník vyplní online a vám přijde hotový soubor, který do programu načtete na pár kliknutí.

   

1. Příprava v personalistice

Před odesláním dotazníku musí být splněny dvě podmínky:

• Zaměstnanec musí být založen v agendě Personalistika.
• V jeho personální kartě musí být vyplněn e-mail.

2. Odeslání odkazu na dotazník

Pokud chcete, aby zaměstnanec vyplnil údaje sám online:

1. V agendě Mzdy - Personalistika zvolte Funkce (klávesa F10) - Registrace zaměstnanců (JMHZ) - Odeslání odkazů na dotazník.
2. Kontrola e-mailu: Vyplněný dotazník přijde na e-mail uvedený v nastavení firmy.
3. Změna nastavení: Pokud chcete dotazník obdržet na jinou adresu nebo upravit doprovodný text e-mailu, klikněte po spuštění funkce v levém dolním rohu na Nastavení. Zde můžete údaje změnit.
4. Zaměstnanec obdrží odkaz, dotazník vyplní na webu a odešle jej zpět k vám.

Pro správnou funkci odesílání je nutné mít správně nainstalovaného e-mailového klienta.
Doporučujeme program Thunderbird (32 bit verze).

Upozornění: Webové odkazy na osobní dotazník je potřeba otevírat celé. E-mailový klient často vytvoří odkaz pouze na část. Je potřeba zkopírovat celý odkaz a vložit do adresního řádku v prohlížeči.
 

3. Načtení dat z dotazníku do programu

Jakmile obdržíte vyplněný dotazník e-mailem (ve formátu FRM), uložte si jej do počítače a postupujte následovně:

1. V agendě Mzdy - Personalistika stiskněte klávesu F10 (Funkce).
2. Vyberte položku Registrace zaměstnanců (JMHZ).
3. Zvolte možnost Načtení dotazníků.
4. Výběr způsobu načtení: * Zvolte Soubory z disku, pokud načítáte soubor zaslaný zaměstnancem z webu.
   • (Možnost „Z tiskopisů“ použijte pouze v případě, že jste dotazník vyplňovali přímo v programu STEREO NX)
5. Vyberte konkrétní soubor uložený ve vašem počítači.

4. Uložení dotazníku do tiskopisů

Pokud máte osobní dotazník od zaměstnance uložený již v počítači, můžete si jej uložit také do tiskopisů v programu.

1. Přejdete do tiskopisů, zvolte Nový formulář a vyberte Osobní dotazník (skupina Závislá činnost)
2. Poté přes nabídku Soubor - Import - zvolte uložený dotazník od zaměstnance
3. Tím dojde k naplnění dat, formulář si poté uložte
4. Tiskopis si poté můžete načíst do personální karty pracovníka
   Postup: Mzdy - Personalistika zvolte Funkce (F10), poté Registrace zaměstnanců (JMHZ) – Načtení dotazníků a vyberte způsob načtení Z tiskopisů

5. Dokončení a spárování s kartou

Po načtení dat proběhne automatické spárování:

• Program načte údaje z dotazníku.
• Kontrola pracovníka: V poli „Pracovník“ zkontrolujte, zda je vybrána správná osoba. Pokud ne, klikněte do pole a vyberte zaměstnance ručně.

• Stiskněte Dokončit. Tím se údaje přenesou do personální karty a následně budou připraveny pro automatické generování registračního formuláře JMHZ 

Jak na automatické generování registračního formuláře: Funkce - Registrace zaměstnanců (JMHZ) - Odeslání registrace (musí být vyplněn typ akce u zaměstnance v personalistice, záložka JMHZ)