K čemu slouží formulář Osobní dotazník pro účely JMHZ
Formulář Osobní dotazník pro JMHZ slouží k evidenci veškerých zákonných údajů nezbytných pro uzavření pracovněprávního vztahu a následného plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele. Vyplnění tohoto formuláře je povinné pro všechny nové i stávající zaměstnance a jeho účelem je zajistit kompletní informace pro personalistiku a mzdovou agendu zaměstnavatele.
V souvislosti se zavedením Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) je důležitým nástrojem pro mzdovou a personální agendu. Uvedené údaje mohou být využity k administraci mzdových plateb, sociálního a zdravotního pojištění, či při řešení mimořádných situací. Vyplněný Osobní dotazník je nutné odevzdat odpovědnému personálnímu oddělení zaměstnavatele před nástupem do zaměstnání nebo v jiném stanoveném termínu. V případě jakýchkoliv změn údajů je zaměstnanec povinen tyto informace aktualizovat.
Formulář slouží jako primární zdroj dat pro digitální hlášení směrem k České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) a zdravotním pojišťovnám. Správně vyplněný dotazník zajišťuje, že zaměstnavatel získá všechny podklady pro přidělení Identifikátoru zaměstnání (IZ) a korektní vedení mzdové agendy bez nutnosti dodatečného dotazování.
Nejdůležitější informace o formuláři Osobní dotazník pro účely JMHZ
Formulář je navržen tak, aby pokryl komplexní potřeby moderní mzdové účtárny a vyhověl přísným požadavkům na digitalizaci státní správy.
- Účel dokumentu – evidence osobních údajů zaměstnance pro mzdovou a personální agendu
- Právní základ:
- § 31 zákoník práce zákon č. 262/2006 Sb.
- zákon č. 323/2025 Sb. o JMHZ
- zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- zákon č. 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění
- zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
- nařízení (EU) 2016/679 o GDPR
- zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů
- Kdo ho vyplňuje – nový zaměstnanec (fyzická osoba při nástupu do zaměstnání)
- Komu se odevzdává – personálnímu oddělení zaměstnavatele nebo jiné odpovědné osobě
- Kdy – před nástupem do zaměstnání nebo v termínu stanoveném zaměstnavatelem
- Význam – správné zajištění nároku na nemocenské dávky a výplatu mzdy díky uplatnění všech zákonných slev
Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Osobní dotazník pro účely JMHZ
Osobní dotazník musí obsahovat
- Osobní údaje - jméno, příjmení, rodné příjmení, tituly, datum narození, rodné číslo, místo narození, pohlaví, stát narození, státní příslušnost, rodinný stav
- Trvalé a přechodné bydliště - kontaktní údaje, trvalého bydliště, přechodného bydliště, kontaktní údaje v ČR při trvalém pobytu mimo ČR
- Vzdělání - nejvyšší dosažené vzdělání
- Přeshraniční vazby - daňový rezident mimo ČR, účast na nemocenském pojištění v cizině, příslušnost k cizím právním předpisům, stát
- Zdravotní a sociální pojištění - zdravotní pojišťovnu, sociální pojišťovnu stávající i předchozí (pokud byla mimo ČSSZ)
- Rodinné poměry - údaje o manželi nebo manželce (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, uplatnění slevy na dani, držitel karty ZTP)
- Rodinné vazby - údaje o vyživovaných dětech (jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, pořadí pro daňové zvýhodnění, ZTP), údaje o jiné osobě vyživující děti ve společné domácnosti
- Informace o zdravotním omezení a důchodu - uvede se typ zdravotního omezení a datum od kdy do kdy bylo přiznané, druh důchodu a od kdy se pobírá
- Občanství jiného státu - doklad totožnosti (typ, číslo, kdo vydal, stát který vydal doklad), volný přístup na trh práce
- Daňová rezidence - adresa bydliště ve státě rezidence, daňová identifikace
- Cizozemský nositel pojištění - název pojišťovny v cizině, specifikace, adresa, stát číslo pojištění, účel pojištění
Na co se zaměřit
- Správnost údajů – veškeré informace musí být pravdivé a aktuální, nepravdivé údaje mohou vést k problémům v zaměstnanecké evidenci
- Doložení příloh – k dotazníku může být vyžadována kopie dokladů o vzdělání či další dokumenty dle pokynů zaměstnavatele
- Změny údajů – pokud dojde ke změně bydliště, rodinného stavu či jiných relevantních informací, je nutné o této změně neprodleně informovat zaměstnavatele
Jak formulář Osobní dotazník pro účely JMHZ vyplnit a odevzdat
- Elektronické vyplnění – nejpohodlnější cesta, zaměstnanec vyplní online formulář přímo ve svém prohlížeči, díky automatickým kontrolám systém nepovolí odeslání při chybějících povinných polích
- Tisk a ruční vyplnění – zaměstnanec dostane vytištěný prázdný formulář, čitelně hůlkovým písmem vyplní a podepsaný doručí na personální oddělení
NÁŠ TIP
- Data vyplněná ve FORM studiu lze přímo importovat do karty zaměstnance v našem účetním programu STEREO, čímž se eliminuje riziko chyb při ručním přepisování a automaticky se připraví podklady pro první JMHZ hlášení
Časté chyby při vyplňování formuláře Osobní dotazník pro účely JMHZ
- Neúplné vyplnění - neúplně vyplněné osobní nebo kontaktní údaje
- Chybějící informace - vynechání povinných informací o vzdělání nebo o manželovi/manželce
- Chybný kód zdravotní pojišťovny - změna pojišťovny
- Zamlčení důležitých skutečností - důchod, zdravotní omezení
- Chybějící přílohy - nepodepsaný dotazník nebo nedoložené přílohy (např. kopie diplomu)
- S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.
Shrnutí
- Kdo – nový zaměstnanec při nástupu do práce
- Kdy – před nástupem nebo v termínu určeném zaměstnavatelem
- Komu – personálnímu oddělení nebo odpovědné osobě