Osobní dotazník JMHZ

Osobní dotazník pro účely JMHZ – co to je a proč je důležitý

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) představuje od roku 2026 nový centrální systém, prostřednictvím kterého budou zaměstnavatelé předávat údaje o zaměstnancích a jejich pracovních poměrech. JMHZ sjednocuje dosavadní oznamovací povinnosti vůči různým institucím do jednoho přehledného měsíčního hlášení.

Aby bylo možné tuto povinnost plnit správně a bez zbytečných chyb, je klíčové mít kvalitně zpracované osobní údaje zaměstnanců a přehledný osobní dotazník. Ve FORM studio a STEREO proto nabízíme formulář Osobní dotazník pro účely JMHZ, který je připraven tak, aby odpovídal legislativním požadavkům a zároveň byl praktický pro každodenní použití. K dispozici bude na začátku března 2026. Personální agendu v modulu MZDY v programu STEREO, která je již připravená pro potřeby JMHZ, můžete začít průběžně doplňovat o potřebné údaje, aby byl váš účetní systém připravený na první odeslání JHMZ.

1. Co je osobní dotazník pro JMHZ?

Osobní dotazník pro účely JMHZ je formulář, který zaměstnavatel vyplňuje společně se zaměstnancem před nástupem do zaměstnání a v průběhu pracovního poměru jej průběžně aktualizuje. Slouží zejména k tomu, aby zaměstnavatel měl k dispozici všechny údaje potřebné pro:

• splnění oznamovací povinnosti v rámci JMHZ
• zajištění přesnosti a úplnosti dat o zaměstnanci
• vedení osobního spisu zaměstnance v souladu s pracovněprávními předpisy

Ve FORM studio a STEREO je osobní dotazník navržen tak, aby plynule zapadl do mzdových a personálních procesů a bylo možné s ním efektivně pracovat i při následném zpracování hlášení.

2. Jaké údaje se v osobním dotazníku evidují?

Osobní dotazník shromažďuje pouze ty informace, které jsou nezbytné pro zákonnou evidenci zaměstnance a pro plnění povinností podle JMHZ. Typicky se jedná o:

• identifikační údaje – jméno a příjmení, titul, datum narození, trvalé bydliště, státní příslušnost
• kontaktní údaje – adresa, telefonní číslo, e-mail
• identifikátory pro státní systémy – rodné číslo a další zákonem vyžadované údaje
• údaje o vzdělání a praxi – předchozí zaměstnání, dosažené vzdělání
• mzdové a daňové informace – např. rodinný stav, vyživované osoby
• další údaje vyžadované právními předpisy v souvislosti s JMHZ

Rozsah údajů odpovídá běžné praxi při nástupu zaměstnance, přičemž formulář je upraven tak, aby reflektoval nové povinnosti platné od roku 2026.

3. Proč je osobní dotazník důležitý?

Soulad s JMHZ

Osobní dotazník je hlavním zdrojem dat pro měsíční hlášení zaměstnavatele. Díky němu má zaměstnavatel jistotu, že:

• údaje o zaměstnancích jsou aktuální a správné
• nechybí žádná povinná položka
• data lze bez problémů využít pro komunikaci s úřady

Osobní spis zaměstnance

Dotazník je přirozenou součástí osobního spisu zaměstnance, který je zaměstnavatel povinen vést. Přehledná evidence usnadňuje orientaci v personálních údajích i kontrolu jejich úplnosti.

Ochrana osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců jsou citlivé a jejich zpracování podléhá pravidlům GDPR. To znamená, že musí být zpracovávány:

• zákonným a transparentním způsobem
• pouze v nezbytném rozsahu
• s respektem k právům zaměstnanců, například k právu na přístup či opravu údajů

Formuláře ve FORM studio a STEREO jsou koncipovány tak, aby tyto zásady podporovaly.

4. Jak se ve FORM studio a STEREO používá osobní dotazník?

Formulář Osobní údaje a osobní dotazník pro účely JMHZ ve FORM studio a STEREO obsahuje:

• přehled povinných údajů pro různé situace (např. tuzemský a zahraniční zaměstnanec)
• části určené pro doplnění a aktualizaci údajů
• vysvětlující poznámky k jednotlivým položkám
• upozornění na nejčastější chyby, které mohou vést k problémům při hlášení

Díky tomu mohou zaměstnavatelé nastavit své interní procesy jednoduše, přehledně a v souladu s platnou legislativou.

Závěr

Osobní dotazník pro účely JMHZ ve FORM studio a STEREO není pouhou formalitou. Je to praktický nástroj pro správu personálních údajů, který pomáhá zaměstnavatelům připravit se na nové povinnosti od roku 2026. Správně nastavený dotazník usnadňuje:

• bezchybné měsíční hlášení
• dodržení zákonných povinností
• ochranu osobních údajů zaměstnanců