Cestovný príkaz - vyúčtovanie pracovnej cesty

Na čo slúži formulár Cestovný príkaz

Cestovný príkaz je interný dokument, prostredníctvom ktorého zamestnávateľ poveruje zamestnanca na vykonanie pracovnej cesty mimo pravidelného miesta výkonu práce. Vyžaduje sa podľa § 57 Zákonníka práce a zákona č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách. Vzťahuje sa na zamestnancov v pracovnom pomere, pričom jeho hlavným účelom je preukázateľné schválenie a zdokumentovanie pracovnej cesty a vyúčtovanie s ňou súvisiacich nákladov (stravné, cestovné, ubytovanie a iné výdavky).

Formulár je potrebné vyplniť pred začiatkom pracovnej cesty a podpísať zamestnancom aj zamestnávateľom. Po návrate je zamestnanec povinný predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty najneskôr do 10 pracovných dní, ak interný predpis neurčuje kratšiu lehotu (§ 6 zákona o cestovných náhradách). Súčasťou vyúčtovania musia byť originály dokladov (cestovné lístky, faktúry, bločky), pričom sa uvádzajú aj časové údaje odchodu a príchodu.

Zamestnanec má nárok na preplatenie preukázaných výdavkov a na stravné podľa platnej sadzby – v závislosti od dĺžky pracovnej cesty (do 5 hodín, nad 5 hodín, nad 12 hodín, nad 18 hodín). Ak použije vlastné motorové vozidlo, musí mať písomný súhlas zamestnávateľa a nárok mu vzniká na náhradu spotrebovaných pohonných látok a základnú sadzbu za každý prejdený kilometer.

Typické situácie zahŕňajú prípady, keď zamestnanec cestuje na služobnú cestu do iného mesta (zamestnávateľ vystaví cestovný príkaz pred odchodom), obchodník navštevuje klientov v iných regiónoch (vyúčtuje pracovnú cestu do 10 dní), alebo zamestnanec používa vlastné auto na pracovnú cestu (musí mať písomný súhlas a nárok na kilometre).

Cestovný príkaz vystavuje zamestnávateľ pre zamestnanca.

Najdôležitejšie informácie týkajúce sa vzoru Cestovný príkaz

• Účel dokumentu – poverenie zamestnanca na pracovnú cestu, vyúčtovanie nákladov, preplatenie výdavkov
• Právny základ – § 57 zákona č. 311/2001 Z. z., Zákonníka práce; zákon č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách (§ 6)
• Kto ho vystavuje – zamestnávateľ
• Pre koho – zamestnanca v pracovnom pomere
• Kedy – pred začiatkom pracovnej cesty
• Vyúčtovanie – najneskôr do 10 pracovných dní po návrate
• Archivácia – minimálne 10 rokov
• Dôležité – podpis pred cestou, vyúčtovanie s originálmi dokladov, nárok na stravné a preplatenie výdavkov, písomný súhlas pri použití vlastného auta

Na čo si dať pozor pri vyplňovaní vzoru Cestovný príkaz

Právny základ

Cestovný príkaz vychádza z:

• § 57 zákona č. 311/2001 Z. z., Zákonníka práce – pracovná cesta
• Zákon č. 283/2002 Z. z., o cestovných náhradách – náhrady výdavkov (§ 6 – vyúčtovanie)

Kto cestovný príkaz vystavuje?

• Zamestnávateľ – právnická osoba alebo fyzická osoba – zamestnávateľ

Pre koho sa cestovný príkaz vystavuje?

• Pre zamestnanca – zamestnanca v pracovnom pomere

Čo je pracovná cesta?

Pracovná cesta podľa § 57 Zákonníka práce:

• Cesta mimo pravidelného miesta výkonu práce – zamestnanec vykonáva prácu mimo svojho obvyklého pracoviska
• Na príkaz zamestnávateľa – zamestnanec je poverený zamestnávateľom
• V rámci pracovného času – pracovná cesta sa považuje za výkon práce

Obsah cestovného príkazu

1. Údaje o zamestnancovi

• Meno a priezvisko
• Bydlisko
• Pracovná doba

3. Číslo cestovného príkazu

• Jedinečné číslo – číslovanie musí byť vzostupné

4. Účel pracovnej cesty

• Popis účelu – prečo zamestnanec cestuje (napr. "Obchodné rokovanie s klientom", "Školenie")

5. Miesto pracovnej cesty

• Cieľ cesty – mesto, krajina (tuzemská alebo zahraničná pracovná cesta)

6. Trvanie pracovnej cesty

• Dátum a čas začiatku – kedy zamestnanec odchádza (DD.MM.RRRR HH:MM)
• Dátum a čas ukončenia – kedy sa zamestnanec vracia (DD.MM.RRRR HH:MM)
• Predpokladané trvanie – počet dní alebo hodín

7. Dopravný prostriedok

• Typ dopravného prostriedku – služobné auto, vlak, autobus, lietadlo, vlastné motorové vozidlo
• Ak vlastné motorové vozidlo – písomný súhlas zamestnávateľa, evidenčné číslo vozidla (EČV)

8. Predpokladané náklady

• Stravné – podľa dĺžky pracovnej cesty
• Ubytovanie – predpokladaná cena
• Cestovné – vlak, autobus, lietadlo, PHM (ak vlastné auto)
• Iné výdavky – parkovné, diaľničné známky atď.

9. Podpisy

Pred pracovnou cestou:

• Podpis zamestnanca – zamestnanec potvrdzuje súhlas s pracovnou cestou
• Podpis zamestnávateľa – zamestnávateľ schvaľuje pracovnú cestu
• Dátum – kedy bol cestovný príkaz podpísaný

Po pracovnej ceste (vyúčtovanie):

• Podpis zamestnanca – zamestnanec potvrdzuje správnosť vyúčtovania
• Podpis zamestnávateľa – zamestnávateľ schvaľuje vyúčtovanie
• Dátum – kedy bolo vyúčtovanie podpísané

Vyúčtovanie pracovnej cesty

Po návrate z pracovnej cesty je zamestnanec povinný:

• Predložiť vyúčtovanie – najneskôr do 10 pracovných dní (ak interný predpis neurčuje kratšiu lehotu)
• Priložiť originály dokladov – cestovné lístky, faktúry za ubytovanie, bločky za PHM, parkovacie lístky
• Uviesť časové údaje – presný čas odchodu a príchodu

Vyúčtovanie obsahuje:

• Skutočné náklady – cestovné, ubytovanie, iné výdavky (s dokladmi)
• Stravné – podľa dĺžky pracovnej cesty (bez dokladov, paušálna sadzba)
• Kilometre – ak bolo použité vlastné motorové vozidlo (náhrada za kilometre + PHM)

Nárok na stravné

Stravné podľa dĺžky pracovnej cesty (zákon č. 283/2002 Z. z.):

• Do 5 hodín – bez nároku na stravné
• Nad 5 až 12 hodín – 9,30 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)
• Nad 12 až 18 hodín – 13,80 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)
• Nad 18 hodín – 20,60 € (tuzemská cesta), vyššia sadzba (zahraničná cesta)

Poznámka: Sadzby stravného sa pravidelne menia, je potrebné overiť aktuálne platné sadzby.

Použitie vlastného motorového vozidla

Ak zamestnanec používa vlastné auto:

• Písomný súhlas zamestnávateľa – je potrebný pred cestou

Nárok na náhradu:

• Spotrebované pohonné látky – podľa skutočnej spotreby alebo priemernej spotreby vozidla
• Základná sadzba za kilometer – napr. 0,209 € za km (sadzba sa mení, je potrebné overiť aktuálnu)

Archivácia cestovných príkazov

Cestovné príkazy sa archivujú:

• Minimálne 10 rokov – odporúčaná doba podľa účtovných a daňových predpisov
• Miesto uchovávania – sídlo spoločnosti alebo iné miesto
• Forma – papierová alebo elektronická

Časté chyby pri vystavovaní cestovného príkazu

• Chybné údaje o zamestnancovi – meno, rodné číslo sú nesprávne
• Chybné číslovanie – číslovanie cestovných príkazov nie je vzostupné alebo sa opakuje
• Neurčitý účel cesty – účel pracovnej cesty je nejasný alebo príliš všeobecný
• Chybný dátum alebo čas – dátum a čas začiatku alebo ukončenia cesty je nesprávny
• Chýbajúci podpis pred cestou – cestovný príkaz nie je podpísaný zamestnancom alebo zamestnávateľom pred odchodom
• Neskoré vyúčtovanie – vyúčtovanie je predložené neskôr než 10 pracovných dní po návrate
• Chýbajúce originály dokladov – vyúčtovanie neobsahuje originály dokladov (cestovné lístky, faktúry)
• Chybné stravné – stravné je vypočítané nesprávne (nesprávna sadzba alebo dĺžka cesty)
• Použitie vlastného auta bez súhlasu – zamestnanec použil vlastné auto, ale nemal písomný súhlas zamestnávateľa
• Chybné kilometre – počet kilometrov je nesprávny alebo nie je uvedený
• Chýbajúce časové údaje – presný čas odchodu a príchodu nie je uvedený
• Nesprávna archivácia – cestovné príkazy nie sú správne archivované alebo sú predčasne zlikvidované
• S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.

Zhrnutie

• Kto ho vystavuje – zamestnávateľ
• Pre koho – zamestnanca v pracovnom pomere
• Kedy – pred začiatkom pracovnej cesty

Výhody

• Formulár zodpovedá aktuálnym predpisom

• Rýchlo vyplníte za chvíľku

• Vytlačené raz dva

• Zadarmo vyplníte 6 formulárov

• Automatická kontrola údajov

• Kedykoľvek sa k formuláru znovu vrátite

• Možno odoslať elektronicky alebo uložiť do PDF a poslať mailom, datovou schránkou alebo poštou

• Pri elektronickom podaní máte za pár sekúnd overenie, že všetko prebehlo v poriadku

• Chcete zistiť, aké ďalšie výhody FORM štúdio prináša?

Kvalita, ktorej dôverujú profesionáli:

• Vysoké učení technické Brno

• IKEM Praha

• Ernst & Young, s.r.o.

• O2 Czech Republic a.s.

• Česká exportní banka a.s.

• Zaujíma vás, kto ďalej?

Potrebujete sa na niečo opýtať? Zavolajte nám, alebo napíšte