PDF dokument

Na čo slúži formulár PDF dokument

PDF dokument je univerzálny formulár, ktorý slúži k editácii a tlači dokumentov vo formáte PDF. Dokumenty vo formáte PDF sú uložené do databázy podobne ako ostatné formuláre a umožňujú jednotné zobrazenie obsahu bez ohľadu na používaný operačný systém alebo zariadenie. PDF formát zabezpečuje, že dokument bude vyzerať rovnako u všetkých používateľov.

PDF dokument sa používa v rôznych situáciách – od úradných dokumentov (potvrdenia, rozhodnutia, osvedčenia) cez obchodné dokumenty (zmluvy, faktúry, cenové ponuky) až po osobné dokumenty (životopisy, certifikáty, diplomy). PDF formát umožňuje zdieľanie dokumentov, elektronické podpisovanie, ochranu pred zmenou a archiváciu.

PDF dokument môže obsahovať text, obrázky, tabuľky, formulárové polia a elektronické podpisy. Dokument sa môže vytvoriť z iných formátov (Word, Excel, obrázky) alebo vyplniť priamo v PDF formulári. PDF dokumenty možno tlačiť, zdieľať elektronicky, podpisovať elektronicky alebo ukladať na dlhodobé uchovanie.

Typické situácie zahrnujú:

• Firma vytvára PDF faktúru pre klienta (dokument je uložený v databáze a zaslaný e-mailom)
• Úrad vydáva PDF potvrdenie o trvalom pobyte (dokument je vytlačený a vydaný žiadateľovi)
• Uchádzač o zamestnanie posiela PDF životopis (dokument je v jednotnom formáte pre všetkých prijímateľov)

PDF dokument vytvára a používa fyzická osoba alebo právnická osoba.

Najdôležitejšie informácie týkajúce sa formulára

• Účel – editácia a tlač dokumentov vo formáte PDF
• Výhody – jednotné zobrazenie, ochrana pred zmenou, možnosť elektronického podpisu, archivácia
• Kto ho používa – fyzické osoby, právnické osoby, úrady, inštitúcie
• Obsah – text, obrázky, tabuľky, formulárové polia, elektronické podpisy
• Použitie – tlač, elektronické zdieľanie, elektronický podpis, uchovanie
• Dôležité – uloženie do databázy, jednotné zobrazenie, ochrana obsahu, kompatibilita

Na čo si dať pozor pri vyplňovaní formulára

Vytvorenie PDF dokumentu

PDF dokument možno vytvoriť:

Z iných formátov

• Word dokument – konverzia .docx na .pdf
• Excel tabuľka – konverzia .xlsx na .pdf
• Obrázky – konverzia .jpg, .png na .pdf
• Webová stránka – konverzia HTML na .pdf

Priamo v PDF formáte

• Vyplnenie formulára – vyplnenie interaktívneho PDF formulára
• Vytvorenie v špecializovanom softvéri – napr. Adobe Acrobat

Obsah PDF dokumentu

PDF dokument môže obsahovať:

• Text – formátovaný text s rôznymi fontami a veľkosťami
• Obrázky – fotografie, grafiky, loga
• Tabuľky – údaje usporiadané do tabuliek
• Formulárové polia – interaktívne polia na vyplnenie (textové polia, zaškrtávacie políčka, rozbaľovacie zoznamy)
• Elektronické podpisy – digitálne podpisy zabezpečujúce autenticitu
• Hypertextové odkazy – odkazy na webové stránky alebo iné dokumenty

Editácia PDF dokumentu

PDF dokument možno editovať:

• Vyplnenie formulárových polí – vyplnenie interaktívnych polí v dokumente
• Pridanie textu – pridanie komentárov, poznámok
• Zvýraznenie textu – označenie dôležitých častí
• Úprava obsahu – v špecializovanom softvéri (Adobe Acrobat)

Tlač PDF dokumentu

PDF dokument možno vytlačiť:

• Na tlačiarni – priame vytlačenie z PDF prehliadača
• Nastavenie tlače – výber strán, orientácia, veľkosť papiera
• Tlač do súboru – vytvorenie nového PDF súboru z tlače

Zdieľanie PDF dokumentu

PDF dokument možno zdieľať:

• E-mailom – príloha v e-mailovej správe
• Cloudové úložisko – nahratie do Google Drive, Dropbox
• USB kľúč – skopírovanie na USB kľúč
• Webová stránka – zverejnenie na webovej stránke

Ochrana PDF dokumentu

PDF dokument možno chrániť:

• Heslo na otvorenie – dokument možno otvoriť len po zadaní hesla
• Heslo na úpravu – dokument možno upravovať len po zadaní hesla
• Ochrana pred tlačou – zákaz tlače dokumentu
• Ochrana pred kopírovaním – zákaz kopírovania textu
• Vodotlač – viditeľná alebo neviditeľná vodotlač

Uloženie PDF dokumentu

PDF dokument možno uložiť:

• Do databázy – uloženie v systéme podobne ako ostatné formuláre
• Na pevný disk – uloženie v počítači
• Do cloudového úložiska – uloženie online (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
• Na externé médium – uloženie na USB kľúč, CD, DVD

Časté chyby pri práci s PDF dokumentom

• Nesprávna konverzia z iného formátu – dokument je zle skonvertovaný, obsah je poškodený
• Nečitateľný text – text je príliš malý alebo nekvalitný
• Chybné formulárové polia – polia nie sú správne vyplnené
• Chybejúci elektronický podpis – dokument nie je podpísaný, hoci je to potrebné
• Príliš veľký súbor – PDF súbor má zbytočne veľkú veľkosť (neoptimalizovaný)
• Chybná ochrana dokumentu – dokument je chránený heslom, ktoré sa zabudlo
• Nekompatibilný formát – PDF dokument sa nedá otvoriť na niektorých zariadeniach
• Chybné nastavenie tlače – dokument je vytlačený v nesprávnej veľkosti alebo orientácii
• Strata kvality obrázkov – obrázky v PDF majú nízku kvalitu
• Chybná archivácia – dokument nie je uložený v archivačnom formáte PDF/A
• S FORM studiom sa chýb báť nemusíte – predvyplní často používané údaje, presne spočíta a zaokrúhli potrebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruke, takže ľahko zistíte, ako údaj správne vyplniť. Pozrite sa na ďalšie chytré funkcie FORM studia.

Zhrnutie

• Kto – môžu ho použiť fyzické osoby, právnické osoby, úrady, inštitúcie
• Účel – editácia a tlač dokumentov vo formáte PDF

Výhody

• Formulár zodpovedá aktuálnym predpisom

• Rýchlo vyplníte za chvíľku

• Vytlačené raz dva

• Zadarmo vyplníte 6 formulárov

• Automatická kontrola údajov

• Kedykoľvek sa k formuláru znovu vrátite

• Možno odoslať elektronicky alebo uložiť do PDF a poslať mailom, datovou schránkou alebo poštou

• Pri elektronickom podaní máte za pár sekúnd overenie, že všetko prebehlo v poriadku

• Chcete zistiť, aké ďalšie výhody FORM štúdio prináša?

Kvalita, ktorej dôverujú profesionáli:

• Vysoké učení technické Brno

• IKEM Praha

• Ernst & Young, s.r.o.

• O2 Czech Republic a.s.

• Česká exportní banka a.s.

• Zaujíma vás, kto ďalej?

Potrebujete sa na niečo opýtať? Zavolajte nám, alebo napíšte