Plán práce na formulářích

Dotaz:

Máte hodně klientů? Ušetřete si práci s agendou Plán.

Řešení:

K čemu plán slouží
Můžete si zadat plán práce na formulářích, které budete v budoucnu vyplňovat a podávat. Průběžně pak můžete sledovat, co vás čeká v nejbližší době a nebo jak daleko je práce na jednotlivých formulářích. Plán se vytváří pro každého klienta zvlášť, ale zobrazovat jej pak můžete chronologicky, za všechny klienty, které zpracováváte.

Jak plán používat
V záložce Agenda najdete tlačítko Plán (1).



Zde pomocí tlačítka Přidat (2) vytvoříte nový plán práce na vybraný formulář. Vyberete klienta (3) a typ formuláře (4). Na výběr jsou pouze ty formuláře, které se zpracovávají opakovaně ve stejných termínech. Dále zvolíte periodu zpracování (měsíčně, čtvrtletně, ročně) (5) a můžete omezit období, na které se plán vygeneruje, případně formulář přiřadit konkrétnímu pracovníkovi ke zpracování (údaj Vyřizuje) (6).



V plánu se zobrazují události od aktuálního data na 4 měsíce dopředu. Nové záznamy se nevytvářejí automaticky denně, je potřeba stisknout tlačítko Aktualizovat. když potřebujete doplnit zobrazení.

Červeně jsou zabarvené dnešní úkoly, modře pak nejbližších 14 dní.

Tlačítkem Otevřít (7) nebo poklepáním na záznam vytvoříte nový formulář uvedeného typu. Pokud už formulář existuje, můžete jej z plánu otevřít.

Každý formulář, který dokončíte a podáte na úřad, se automaticky vyřadí z plánu (podle data podání). I když nepodáváte formulář elektronicky, pro ukončení nastavte datum podání (ve formuláři v záložce Formulář).

V plánu můžete sledovat i průběh práce na jednotlivých formulářích. Když ve formuláři nastavíte stav zpracování v procentech (záložka Formulář), promítne se tento údaj do plánu.

Pokud na formulářích pracuje více lidí, lze jim přiřadit formuláře v plánu a každý uživatel si pak může nastavit filtr jen na "své" formuláře výběrem volby Můj plán v rozbalovacím boxu vpravo nahoře (8).

Kromě formulářů můžete do plánu zadávat i libovolné jiné úkoly tak, že při vytváření nového záznamu vyberete volbu Úkol. Stav plnění úkolů pak nastavujete přímo úpravou položky plánu v údaji Stav.

Tlačítkem Nastavení (9) lze zobrazit seznam podkladů pro tvorbu plánu - jednotlivých zadání, ze kterých se vytváří opakované záznamy do plánu.