K čemu slouží formulář Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)
Formulář Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů slouží k evidenci osob, které byly jmenovány jako pověřenci pro ochranu osobních údajů (DPO – Data Protection Officer) v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Tento dokument obsahuje identifikační údaje jednotlivých pověřenců, jejich kontaktní informace, datum jmenování a případného odvolání.
Formulář je určen pro organizace (správce osobních údajů), které jsou povinny jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů – zejména orgány veřejné správy, organizace systematicky monitorující subjekty údajů ve velkém měřítku a subjekty zpracovávající zvláštní kategorie osobních údajů. Slouží jako podklad pro správnou evidenci a případné kontroly dozorových orgánů.
Formulář je důležitý, protože jmenování a evidence pověřence pro ochranu osobních údajů je povinností podle článku 37-39 Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Správci musí zajistit, aby kontaktní údaje pověřence byly zveřejněny a sděleny Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Seznam pověřenců slouží jako interní evidence a při kontrolách prokazuje, že organizace splnila svou povinnost jmenovat kvalifikovaného pověřence.
Nejdůležitější informace týkající se formuláře Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)
- Účel formuláře – evidence pověřenců pro ochranu osobních údajů (DPO) jmenovaných v organizaci
- Právní základ – Nařízení EU 2016/679 (GDPR) – článek 37-39 (pověřenec pro ochranu osobních údajů)
- Kdo ho vyplňuje – správce osobních údajů (organizace povinná jmenovat pověřence)
- Povinnost jmenovat pověřence:
- Orgány a instituce veřejné moci
- Organizace systematicky monitorující subjekty údajů ve velkém měřítku
- Organizace zpracovávající ve velkém rozsahu zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje)
- Forma – interní evidenční dokument správce
- Zveřejnění – kontaktní údaje pověřence musí být zveřejněny a sděleny ÚOOÚ
- Aktualizace – průběžně při změně pověřence nebo jeho kontaktních údajů
- Není podací formulář – slouží pro interní evidenci, kontaktní údaje se sdělují ÚOOÚ
Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)
Identifikace správce osobních údajů
- Název organizace – úplný název správce osobních údajů vedoucího seznam
- IČO – identifikační číslo organizace
- Sídlo – úplná adresa sídla správce
- Kontaktní údaje – telefon, e-mail organizace
Údaje o pověřenci pro ochranu osobních údajů
- Jméno a příjmení – úplné jméno pověřence
- Adresa – kontaktní adresa pověřence (pracovní nebo bydliště)
- E-mail – kontaktní e-mailová adresa pověřence (často speciální e-mail jako dpo@firma.cz)
- Telefon – kontaktní telefonní číslo
- Pozice v organizaci – pracovní zařazení pověřence (interní zaměstnanec, externí konzultant)
Datum jmenování a odvolání
- Datum jmenování – přesné datum, kdy byl pověřenec jmenován do funkce
- Datum odvolání – pokud byl pověřenec odvolán nebo nahrazen, uvést datum ukončení funkce
- Důvod odvolání – stručné uvedení důvodu (konec pracovního poměru, organizační změny, nahrazení kvalifikovanější osobou)
Kvalifikace a odborná způsobilost pověřence
- Odborné znalosti – pověřenec musí mít odborné znalosti práva a praxe v oblasti ochrany údajů
- Profesní kvalifikace – vzdělání, certifikace (např. Certified Information Privacy Professional - CIPP/E)
- Schopnost plnit úkoly – pověřenec musí být schopen plnit úkoly uvedené v článku 39 GDPR
- Nezávislost – pověřenec nesmí mít střet zájmů (například nesmí současně vykonávat funkci jednatele, ředitele IT nebo vedoucího personálního oddělení)
Povinnost jmenovat pověřence – kdo musí
- Orgány a instituce veřejné moci – všechny státní organizace, kraje, obce, soudy, policie (vždy povinnost)
- Hlavní činnost zahrnuje systematické sledování ve velkém měřítku – např. telekomunikační operátoři, pojišťovny, banky
- Hlavní činnost zahrnuje zpracování citlivých údajů ve velkém rozsahu – např. nemocnice, zdravotní pojišťovny
- Dobrovolné jmenování – organizace může jmenovat pověřence dobrovolně, i když nemá povinnost
Úkoly pověřence (pro kontext)
- Informování a poradenství – informovat a radit správci, zpracovateli a zaměstnancům o povinnostech podle GDPR
- Monitorování souladu s GDPR – sledovat dodržování GDPR a interních zásad ochrany údajů
- Poradenství k posouzení vlivu na ochranu údajů (DPIA) – poskytovat rady při hodnocení dopadů na ochranu údajů
- Spolupráce s dozorový orgánem – být kontaktním místem pro ÚOOÚ
- Kontaktní místo pro subjekty údajů – být k dispozici pro dotazy a stížnosti od subjektů údajů
Způsoby vedení seznamu
- Tabulkový editor – Excel, Google Sheets
- Textový procesor – Word, Google Docs
- Interní databáze – součást HR systému nebo GDPR compliance nástroje
- Papírová forma – možná u malých organizací
- Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.
Časté chyby při vedení seznamu Seznam pověřenců pro ochranu osobních údajů (GDPR)
- Chybějící kontaktní údaje – neuvedení e-mailu nebo telefonu pověřence
- Neaktuální údaje – nezaznamenání změny pověřence nebo jeho kontaktů
- Neinformování ÚOOÚ – nesdělení kontaktních údajů pověřence Úřadu pro ochranu osobních údajů
- Nezveřejnění kontaktů – kontaktní údaje pověřence nejsou zveřejněny na webu organizace
- Jmenování nekvalifikované osoby – pověřenec nemá dostatečné odborné znalosti
- Střet zájmů – pověřenec současně vykonává funkce, které jsou v rozporu s jeho nezávislostí
- Nedostatečná podpora pověřence – neposkytnutí zdrojů nebo přístupu k údajům
- Chybějící datum jmenování – nezaznamenání přesného data ustanovení pověřence
- S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.
Shrnutí
- Kdo - správce osobních údajů (organizace povinná jmenovat pověřence)
- Kdy - průběžně, aktualizace při změně pověřence nebo kontaktních údajů, sdělení ÚOOÚ při jmenování
- Komu - interní evidence správce, kontaktní údaje se zveřejňují a sdělují ÚOOÚ