Nastavení datové schránky ve FORM studiu

Datová schránka je klíčovým nástrojem pro elektronickou komunikaci s úřady. Ve FORM studiu lze její údaje nastavit na třech různých úrovních, což umožňuje flexibilní přizpůsobení podle potřeb organizace, klienta i jednotlivých uživatelů.

Správné nastavení je důležité pro bezproblémové odesílání i přijímání datových zpráv.

1. Nastavení datové schránky v programu

Toto nastavení je globální a platí pro celý program FORM studio.

Používá se typicky v případech, kdy:

• firma pracuje pouze s jednou datovou schránkou
• všichni uživatelé odesílají zprávy ze stejné datové schránky

Nastavení provedete přes nabídku: Agenda - Nastavení programu - Datová schránka:

2. Nastavení datové schránky u klienta

Využívá se zejména tehdy, když:

• spravujete více klientů, z nichž každý má vlastní datovou schránku
• odesíláte podání jménem konkrétního klienta (např. účetní nebo daňový poradce)

Ke každému klientovi lze uložit jeho vlastní identifikátor datové schránky a případně další potřebné údaje. FORM studio pak při práci s daným klientem automaticky použije jeho nastavení.

Nastavení provedete přes nabídku -Domů - Nastavení klienta - Datová schránka:

3. Nastavení datové schránky u uživatele

Toto nastavení je vhodné v situacích, kdy:

• každý uživatel pracuje se svou vlastní datovou schránkou
• je potřeba přesně rozlišit, kdo datovou zprávu odeslal

Nastavení provedete přes nabídku Agenda - Uživatelé - Vlastnosti - Nastavení uživatele:

Do verze FORM studio 2026 - Priorita jednotlivých nastavení

Pokud jsou údaje vyplněny na více místech, FORM studio postupuje podle následující priority:

1. Uživatel
2. Program
3. Klient

To znamená, že nastavení uživatele vždy přepíše nastavení klienta i programu, globální nastavení programu přepíše nastavení klienta.

• Před zahájením práce si ujasněte, kdo a za koho bude datové zprávy odesílat
• Pokud pracujete s více klienty, doporučujeme využívat nastavení na úrovni klienta
• Pro individuální práci jednotlivých uživatelů je nejvhodnější nastavení na úrovni uživatele

Správně zvolené nastavení datové schránky vám ušetří čas a minimalizuje riziko chyb při elektronické komunikaci.

Od verze FORM studio 2027 - program si pamatuje naposledy použitou datovou schránku

Pokud máte ve FORM studiu nastavené datové schránky na všech třech úrovních, můžete si pak při elektronickém podání datovou schránkou vybrat, z které datové schránky formulář odesíláte. Před zahájením práce si ujasněte, za koho budete datové zprávy odesílat:

Doporučení na závěr

Aby nedošlo ke zvolení nesprávné datové schránky, je dobré si Datovou schránku nazvat pro snadnou identifikaci (např. dle místa nastavení):

U každého datové schránky nastavíte Název pro identifikaci v tomto poli:

Co by vás mohlo zajímat:

FORM studio je také možné využít jako datový trezor.

Datum dodání vs. datum doručení v datových schránkách

Datové schránky - možnost vypnutí povinné změny hesla

Změny u datových schránek - velkoobjemové zprávy

Přeposlání zprávy z datové schránky e-mailem

Automatická kontrola datových schránek

Jak na elektronické podání formulářů