K čemu slouží formulář Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR
Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR (pro zmocněnou osobu) je formulář, který slouží zaměstnavatelům k pověření svých zaměstnanců k využívání elektronických služeb ČSSZ (eSlužby ČSSZ) jménem zaměstnavatele. Tento formulář je přílohou k základnímu Oznámení o zmocnění a umožňuje zaměstnavatelům přidat nebo odebrat konkrétní zaměstnance, kteří budou mít přístup k ePortálu ČSSZ a elektronickým službám ČSSZ jménem firmy.
eSlužby ČSSZ (elektronické služby České správy sociálního zabezpečení) jsou online nástroje dostupné přes ePortál ČSSZ, které umožňují zaměstnavatelům a zmocněným osobám vyřizovat záležitosti týkající se sociálního zabezpečení elektronicky, bez nutnosti osobní návštěvy OSSZ. Mezi eSlužby patří například:
- Elektronické podávání přehledů (Přehledy o vyměřovacích základech zaměstnanců a pojistném)
- Hlášení o nástupu a ukončení zaměstnání (elektronické oznámení přijetí nebo propuštění zaměstnance)
- Stahování rozhodnutí a výměrů (přístup k dokumentům zaslaným ČSSZ)
- Komunikace s OSSZ (zasílání dotazů a přijímání odpovědí elektronicky)
- Sledování stavu pojistného (kontrola plateb a případných dluhů)
Zaměstnavatelé často pověřují konkrétní zaměstnance (například mzdové účetní, personalisty, vedoucí pracovníky) k vyřizování záležitostí na ePortálu ČSSZ. Příloha k Oznámení o zmocnění slouží k:
- Přidání nových pověřených zaměstnanců – zaměstnavatel oznámí ČSSZ, kteří zaměstnanci budou mít přístup k eSlužbám
- Odebrání pověřených zaměstnanců – například při ukončení pracovního poměru nebo změně pracovní náplně
- Aktualizaci údajů o certifikátech – pokud se změní elektronický certifikát pověřeného zaměstnance
Nejdůležitější informace týkající se formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR
- Účel formuláře – pověření zaměstnanců zaměstnavatele k využívání elektronických služeb ČSSZ (eSlužby ČSSZ) jménem zaměstnavatele
- Právní základ – zákon č. 187/2006 Sb., zákon č. 582/1991 Sb., zákon č. 589/1992 Sb. a zákon č. 73/2011 Sb.
- Kdo ho podává – zaměstnavatel (firma, organizace) prostřednictvím oprávněné osoby (jednatel, statutární zástupce)
- Kam se podává – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno nebo elektronicky přes ePortál ČSSZ
- Kdy se podává – při přidání nových pověřených zaměstnanců, při odebrání zaměstnanců nebo při změně údajů o certifikátech
- Důležité – formulář slouží k registraci zaměstnanců pro přístup k ePortálu ČSSZ jménem zaměstnavatele; po registraci mohou pověření zaměstnanci využívat eSlužby ČSSZ
Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR
Identifikační údaje zaměstnavatele
- Název zaměstnavatele – úplný obchodní název společnosti nebo název organizace
- IČO – identifikační číslo organizace (8 číslic)
- Sídlo zaměstnavatele – úplná adresa včetně PSČ
- Variabilní symbol – jedinečné číslo, pod kterým je zaměstnavatel registrován u OSSZ jako plátce pojistného
- Kontaktní údaje – telefon, e-mail zaměstnavatele
Typ přílohy (co chcete provést)
V příloze musíte uvést, jakou změnu chcete provést:
1. Přidání nových pověřených zaměstnanců
- Pokud chcete pověřit nové zaměstnance k využívání eSlužeb ČSSZ jménem zaměstnavatele, uveďte jejich údaje v příloze.
2. Odebrání pověřených zaměstnanců
- Pokud chcete odebrat přístup k eSlužbám některým zaměstnancům (například při ukončení pracovního poměru, změně pracovní náplně), uveďte, které zaměstnance chcete odebrat.
3. Aktualizace údajů o certifikátech
- Pokud se změnily údaje o elektronických certifikátech pověřených zaměstnanců (například po obnovení certifikátu), uveďte aktualizované údaje.
Údaje o pověřených zaměstnancích
Pro každého pověřeného zaměstnance uveďte:
- Jméno a příjmení – celé jméno zaměstnance podle občanského průkazu
- Rodné číslo – kompletní rodné číslo včetně lomítka (9 nebo 10 číslic dle data narození)
- Datum narození – pokud zaměstnanec nemá rodné číslo (cizinci)
- Pracovní pozice – funkce zaměstnance v organizaci (například "mzdová účetní", "personalista", "vedoucí ekonomického oddělení")
Údaje o elektronických certifikátech pověřených zaměstnanců
Pro každého pověřeného zaměstnance, který má využívat eSlužby ČSSZ, musíte poskytnout údaje o jeho elektronickém certifikátu:
- Typ certifikátu – kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis (například od První certifikační autority, Postsignum, eIdentity)
- Identifikátor certifikátu – unikátní číslo certifikátu (sériové číslo)
- Subjekt certifikátu – jméno a příjmení zaměstnance, jak je uvedeno v certifikátu
- Vydavatel certifikátu – název certifikační autority, která certifikát vydala
- Platnost certifikátu – od kdy do kdy je certifikát platný
Lhůty pro podání formuláře
- Při přidání nových zaměstnanců – přílohu podejte před tím, než pověření zaměstnanci začnou využívat eSlužby ČSSZ
- Při odebrání zaměstnanců – přílohu podejte okamžitě po ukončení pracovního poměru nebo změně pracovní náplně, aby byl přístup k eSlužbám zrušen
- Při změně certifikátů – přílohu podejte okamžitě po obnovení nebo změně certifikátu, aby zaměstnanec mohl pokračovat v používání eSlužeb
- Doporučení – aktualizujte přílohu pravidelně, abyste zajistili, že pouze oprávněné osoby mají přístup k eSlužbám ČSSZ
Kam formulář podat?
- OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení) – podle místa sídla zaměstnavatele
- PSSZ (Pražská správa sociálního zabezpečení) – pro zaměstnavatele se sídlem v Praze
- MSSZ Brno (Městská správa sociálního zabezpečení Brno) – pro zaměstnavatele se sídlem v Brně
- ePortál ČSSZ – elektronicky přes e-portál ČSSZ (vyžaduje elektronický podpis oprávněné osoby zaměstnavatele)
Způsoby podání formuláře
- Osobně na pobočce OSSZ/PSSZ/MSSZ – můžete přílohu přinést osobně a odevzdat na podatelně
- Poštou – klasické poštovní odeslání (doporučujeme doporučeně, abyste měli důkaz o podání)
- Elektronicky přes ePortál ČSSZ – nejrychlejší způsob (vyžaduje elektronický podpis oprávněné osoby)
- Elektronicky přes datovou schránku – pokud má zaměstnavatel aktivovanou datovou schránku
- Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.
Časté chyby při vyplňování formuláře Příloha k Oznámení o zmocnění k úkonům a službám ČSSZ a Úřadu práce ČR
- Chybná identifikace zaměstnance – rodné číslo pověřené osoby neodpovídá skutečnosti nebo je uvedeno v nesprávném formátu
- Absence údajů o certifikátu – neuvedení parametrů elektronického podpisu znemožňuje zaměstnanci využívat eSlužby
- Nesprávné technické údaje certifikátu – chybně uvedené sériové číslo nebo název vydavatele brání úspěšné autorizaci v systému
- CNeplatné potvrzení formuláře – na dokumentu chybí povinný podpis oprávněné osoby zaměstnavatele nebo razítko organizace
- Opožděné ukončení zmocnění – pozdní nahlášení odchodu zaměstnance umožňuje neoprávněný přístup k citlivým datům i po skončení pracovního poměru
- Neaktuální registrace certifikátu – neoznámení obnovy certifikátu vede k zablokování přístupu pověřené osoby k elektronickým službám
- S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.
Shrnutí
- Kdo – zaměstnavatel (firma, organizace) prostřednictvím oprávněné osoby (jednatel, statutární zástupce)
- Kdy – při přidání nových pověřených zaměstnanců, při odebrání zaměstnanců nebo při změně údajů o certifikátech
- Kam – příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno nebo elektronicky přes ePortál ČSSZ