K čemu slouží formulář Žádost o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR)
Formulář Žádost o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů slouží k získání souhlasu od subjektu údajů (fyzické osoby) pro zpracování jeho osobních údajů dle platné legislativy na ochranu osobních údajů. Tento souhlas umožňuje správci dat shromažďovat, uchovávat a zpracovávat osobní údaje za stanoveným účelem po určitou dobu.
Formulář je určen pro správce osobních údajů (firmy, organizace, instituce) a subjekty údajů (zákazníky, zaměstnance, členy organizací), kteří potřebují právně zajistit zpracování osobních údajů v souladu s platnou legislativou. Díky přehledné struktuře se snadno zorientujete v právech a povinnostech obou stran.
Formulář je důležitý, protože zpracování osobních údajů je upraveno Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a v České republice zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Získání souhlasu je jedním z právních důvodů pro zpracování osobních údajů a bez něj může být zpracování nelegální. Nesprávně získaný nebo dokumentovaný souhlas může vést k pokutám až do výše 20 milionů eur nebo 4 % z celkového ročního obratu společnosti, k čemuž vážné může být i omezení nebo zastavení zpracování údajů.
Nejdůležitější informace týkající se formuláře Žádost o GDPR
- Účel formuláře – získání souhlasu subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů
- Právní základ – Nařízení EU 2016/679 (GDPR), zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
- Kdo ho poskytuje – správce osobních údajů (firma, organizace) žádá subjekt údajů o souhlas
- Kdo ho uděluje – subjekt údajů (fyzická osoba), jejíž osobní údaje mají být zpracovány
- Forma udělení – písemná nebo elektronická (musí být prokazatelná)
- Dobrovolnost – souhlas musí být dobrovolný, nelze jej vynucovat
- Odvolatelnost – subjekt údajů může souhlas kdykoliv odvolat
- Platnost – do odvolání souhlasu, po dobu trvání smluvního vztahu nebo po stanovenou dobu
- Povinné informace – účel zpracování, doba uchování, práva subjektu údajů, identifikace správce
Na co si dát pozor při vyplňování formuláře Žádost o GDPR
Identifikace správce osobních údajů
- Název správce – úplný název firmy nebo organizace, která bude údaje zpracovávat
- IČO – identifikační číslo organizace
- Sídlo – úplná adresa sídla správce
- Kontaktní údaje – telefon, e-mail, případně další kontaktní údaje
- Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) – pokud je jmenován, uvést jeho kontaktní údaje
Identifikace subjektu údajů
- Jméno a příjmení – úplné jméno osoby udělující souhlas
- Datum narození – pokud je relevantní pro zpracování
- Adresa bydliště – pokud je součástí zpracovávaných údajů
- Kontaktní údaje – e-mail, telefon
Rozsah zpracovávaných osobních údajů
- Základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo
- Kontaktní údaje – adresa, e-mail, telefonní číslo
- Další údaje – podle účelu zpracování (např. bankovní spojení, zdravotní údaje, údaje o vzdělání)
- Citlivé údaje – zvláštní kategorie osobních údajů (rasový původ, náboženské přesvědčení, zdravotní stav) vyžadují zvýšenou ochranu
Účel zpracování osobních údajů
- Konkrétní a jasný účel – správa zákaznických vztahů, zasílání marketingových sdělení, vedení personální agendy
- Zákonný účel – zajištění smluvních a právních závazků
- Více účelů – pokud je více účelů, uvést všechny a umožnit souhlas s každým zvlášť
Příklady účelů
- Správa zákaznických vztahů
- Zasílání obchodních nabídek a newsletterů
- Vedení personální agendy zaměstnanců
- Zajištění bezpečnosti a ochrany majetku
- Plnění smluvních závazků
- Komunikace se zákazníky
Doba uchování osobních údajů
- Do odvolání souhlasu – údaje se uchovávají, dokud subjekt neodvolá souhlas
- Po dobu trvání smluvního vztahu – například po dobu platnosti smlouvy o poskytování služeb
- Stanovená doba – například „po dobu 5 let od udělení souhlasu" nebo „po dobu 3 let od ukončení spolupráce"
- Zákonná archivační lhůta – v některých případech musí být údaje uchovávány dle zákona (např. účetní doklady 5 let)
- Automatické smazání – po uplynutí doby uchovávání musí být údaje bezpečně smazány
Forma udělení souhlasu
- Písemná forma – podepsaný formulář na papíře
- Elektronická forma – zaškrtnutí políčka na webu, e-mailové potvrzení, SMS
- Ústní forma – možná, ale obtížně prokazatelná (nedoporučuje se)
- Prokazatelnost – správce musí být schopen prokázat, že souhlas byl udělen
- Aktivní souhlas – souhlas musí být aktivní (nelze použít předem zaškrtnuté políčko)
Požadavky na platný souhlas
- Dobrovolnost – souhlas musí být svobodný, nelze jej vynucovat
- Informovanost – subjekt údajů musí být plně informován o účelu a rozsahu zpracování
- Konkrétnost – souhlas musí být konkrétní a určený pro jasný účel
- Jednoznačnost – souhlas musí být jasný a srozumitelný, nesmí být zavádějící
- Oddělitelnost – pokud je více účelů, musí být možné souhlasit s každým zvlášť
- Zákaz podmínění – souhlas nesmí být podmínkou pro poskytnutí služby, pokud zpracování není pro službu nezbytné
Způsoby podání
- Papírová forma – vytištěný a podepsaný formulář předaný správci
- Elektronická forma – zaslání e-mailem, vyplnění online formuláře, SMS
- Online platformy – webové stránky s možností elektronického souhlasu
- Mobilní aplikace – souhlas udělený přes aplikaci
- Náš tip – nejpohodlnější způsob podání přes FORM studio. Stačí vybrat způsob odeslání a FORM studio se postará o zbytek. Uloží, vytiskne, odešle PDF e-mailem, nebo elektronicky správné instituci, pokud to umožňuje. To ale není všechno – objevte další výhody FORM studia.
Časté chyby při vyplňování Žádost o GDPR
- Vágní účel zpracování – neurčitý nebo příliš široký účel (např. „pro potřeby společnosti")
- Chybějící informace o době uchování – neuvedení doby, po kterou budou údaje uchovávány
- Vynucený souhlas – podmínění poskytnutí služby udělením souhlasu, když zpracování není nezbytné
- Předem zaškrtnuté políčko – použití předvyplněného souhlasu (není platné podle GDPR)
- Neoddělelné účely – nemožnost souhlasit s jednotlivými účely zvlášť
- Chybějící informace o právech – neuvedení práv subjektu údajů (přístup, oprava, výmaz)
- Nesrozumitelný jazyk – použití složitých právnických formulací
- Chybějící kontakt pro odvolání – neuvedení způsobu, jak souhlas odvolat
- Neprokazatelnost souhlasu – absence důkazu, že souhlas byl udělen
- S FORM studiem se chyb bát nemusíte – předvyplní často používané údaje, přesně spočítá a zaokrouhlí potřebné hodnoty a upozorní na neplatný údaj. Pokyny máte vždy po ruce, takže snadno zjistíte, jak údaj správně vyplnit. Podívejte se na další chytré funkce FORM studia.
Shrnutí
- Kdo - správce osobních údajů žádá subjekt údajů o souhlas se zpracováním
- Kdy - před zahájením zpracování osobních údajů, souhlas lze kdykoliv odvolat
- Komu - subjekt údajů (fyzická osoba) uděluje nebo odmítá souhlas správci