Zaměstnáváte cizince? Novinky přehledně

K nahlášení cizince, který pracuje u českého zaměstnavatele, jsou určené formuláře Informační karta, nebo Sdělení. V obou variantách je potřeba hlásit nástup cizince do zaměstnání, změny v údajích, které byly uvedeny při nástupu do zaměstnání a ukončení spolupráce.

Pravidla pro zaměstnávání cizinců v České republice upravuje zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.

Kdy použít Informační kartu a kdy Sdělení?

Informační kartu použije zaměstnavatel, pokud zaměstnává cizince, který nepotřebuje pracovní oprávnění. To jsou občané Evropské unie (EU), Evropského hospodářského prostoru (EHP), nebo Švýcarska. Platí to i pro jejich příbuzné. Do této kategorie spadají i cizinci s udělenou dočasnou ochranou, nebo trvalým pobytem.

Sdělení použije zaměstnavatel, pokud zaměstnává cizince, kteří potřebují pracovní oprávnění. Nejsou to tedy občané EU/EHP, ani Švýcarska, nebo jejich rodinní příslušníci, ani nemají udělenou dočasnou ochranu, nebo trvalý pobyt.

Jak podat Informační kartu, nebo Sdělení?

• Formulář můžete vyplnit na webu Úřadu práce
• Pak vytvoříte datový XML soubor a pošlete jej do datové schránky ÚP ČR
• Případně toto provedete pomocí přímého napojení vašeho informačního (mzdového) systému a MPSV
   

Od 1. 7. 2024 je možné hlásit zaměstnávání cizinců pouze elektronicky.

Náš tip:
Můžete to udělat pohodlně a rychle ve FORM studiu 
· k formuláři se můžete opakovaně vracet – to je skvělé, pokud budete podávat změnu, nemusíte tak celý formulář vyplňovat znovu 
· potvrzení o úspěšném podání na úřad máte okamžitě k dispozici, a ještě si můžete formulář uložit do archivu, kde se vám neztratí, klidně si jej vytisknete teď, nebo za rok, kdykoliv budete potřebovat.

Informační karta občana EU/EHP a Švýcarska, nebo cizince, který nepotřebuje pracovní oprávnění

Sdělení pro cizince - držitele pracovního oprávnění

Kdy považuje Úřad práce povinnost oznámit zaměstnávání cizince za splněnou?

Základem úspěchu je formulář podat. Z ÚP vám pak přijde do datové schránky potvrzení, že vše proběhlo v pořádku. Pokud využijete FORM studio, uloží se do formuláře ihned při podání potvrzení o podání přes datovou schránku.

Zákon neříká, že je zaměstnavatel povinen mít potvrzení o podání oznámení za cizince, které zaměstnává, ale pokud budete kontrolováni ÚP, musíte prokázat, že vedete evidenci cizinců, které zaměstnáváte.

V případě, že hlášení vyplníte přes web, nebo pošlete jako XML, pak nejdou vytisknout informace, které jste v hlášeni podali. FORM studio však automaticky uchová vyplněný formulář a máte možnost se do něj kdykoliv podívat nebo si ho vytisknout.
 

Jak se hlásí změna a kdy je třeba odeslat hlášení o ukončení?

Pro změnu použijete ten samý formulář, kterým jste informovali ÚP o zaměstnávání cizince. Všechny údaje zůstanou stejné, změníte pouze ten, u kterého došlo ke změně. Ani datum nástupu do zaměstnání se nemění.

Pokud u Sdělení dojde ke změně, díky které je třeba vydat nové pracovního oprávnění, je potřeba původní hlášení ukončit a zaslat nové.

V případě, že dojde k ukončení pracovního poměru, musíte poslat hlášení o ukončení. Výjimkou je případ, kdy je ve formuláři o nástupu uveden termín ukončení zaměstnání a tento termín bude dodržený. Pak hlášení o ukončení není třeba podávat.

Přes datovou schránku lze poslat vždy pouze jeden XML soubor. V případě, že zaměstnáváte více cizinců a potřebujete podat více hlášení, je třeba poslat každého zaměstnance samostatný formulář.