Predlohy formulárov, vzory dokumentov

Ak chcete začať vypĺňať nový formulár, treba vybrať typ formulára – predlohu. Na výber predlohy slúži okno so zoznamom dostupných predlôh formulárov. Jednotlivé typy predlôh sú členené do skupín, prípadne podskupín. Podľa časového členenia rozdeľujeme formuláre na aktuálne a staršie. V skupine Aktuálne vždy nájdete posledné vzory (verzie) formulárov. Medzi historické formuláre sa zaraďujú tie, ktoré už boli nahradené novším vzorom. Ak existovalo niekoľko starších vzorov, sú členené podľa rokov, v ktorých jednotlivé vzory platili.

Záložky v okne nový formulár:

• Aktuálne – zoznam aktuálnych predlôh členených podľa skupín

• Staršie formuláre – zoznam všetkých predlôh, v ktorom sú formuláre zobrazené podľa obdobia platnosti

• Obľúbené – zoznam formulárov, ktoré používate najčastejšie

Vyhľadanie formulára

FORM studio obsahuje stovky formulárov a požadovaný formulár nemusí byť vždy ľahké nájsť.

1. V ľavom hornom rohu okna Nový formulár je pole na vyhľadávanie. Do tohto poľa začnite písať názov alebo časť názvu formulára. Program automaticky vyhľadá formuláre, ktoré v názve obsahujú zadaný text (pri niektorých formulároch navyše na pozadí hľadá podľa číselného označenia formulára, napríklad pri daňových formulároch).

2. V režime vyhľadávania, ktorý sa ponúkne automaticky, môžete zvoliť rozšírené možnosti – hľadanie v starších formulároch a hľadanie v obsahu vzorov dokumentov.

Tip: Ku každému typu formulára je k dispozícii webová stránka s originálnym tlačivom a pokynmi v PDF, porovnaním s predchádzajúcim vzorom a mnohými ďalšími informáciami. Otvoríte ju voľbou WWW stránka z lokálnej ponuky nad tabuľkou pravým tlačidlom myši.

Obľúbené formuláre

Pri svojej práci zvyčajne používate najčastejšie len niekoľko typov formulárov. Pri ich vytváraní však vyberáte z veľkého množstva predlôh. Predlohy formulárov, ktoré používate najčastejšie, si môžete označiť ako obľúbené a potom vyberať len z nich. Typ formulára označíte ako obľúbený voľbou Pridať aktuálny záznam medzi obľúbené z lokálnej ponuky okna na výber typu formulára alebo klávesom Ctrl+O. Taká predloha sa potom objaví na záložke Obľúbené.

Poradie predlôh na záložke Obľúbené môžete meniť voľbami z lokálnej ponuky na tejto záložke (klávesové skratky Ctrl+Up – šípka hore, Ctrl+Down – šípka dole). Nájdete v nej aj voľby na zrušenie nastavenia obľúbených predlôh.

Tip: Na nastavenie vzhľadu, triedenia alebo filtrov môžete použiť funkcie na prácu s tabuľkami.

Tip: Na správne triedenie obľúbených predlôh v nastavenom poradí treba mať nastavené triedenie podľa stĺpca Poradie.

Tip: Zobrazenie len obľúbených položiek je možné aj na ostatných záložkách pomocou filtra v stĺpci Obľúbený.

Poznámka

• Keď je vydaný nový vzor formulára, po aktualizácii sa automaticky objaví na záložke aktuálnych a pôvodný vzor sa presunie na záložku Staršie. Na záložke obľúbených však stále zostáva pôvodný formulár, teda starší vzor. Ak používate záložku obľúbených formulárov, odporúčame sledovať aktualizácie formulárov a podľa potreby nahrádzať neaktuálne formuláre novými.

Vzory dokumentov

Okrem formulárov, v ktorých sa vypĺňajú len určité údaje, existuje mnoho dokumentov, pre ktoré je vhodnejšia voľnejšia forma. Tá dovoľuje ľubovoľné úpravy textu a formátu. V programe nájdete mnoho vzorov takýchto dokumentov. Vzory dokumentov nájdete ako osobitnú skupinu v ponuke formulárov.

Na rozdiel od zoznamu formulárov sa v pravej časti okna zobrazuje priamo obsah každého vzoru a ďalšie informácie k nemu. Ak túto časť okna nevidíte, roztiahnite okno myšou do šírky.

Vlastné alebo upravené vzory dokumentov

Do databázy vzorov dokumentov si môžete zaraďovať aj vlastné vzory alebo upravovať pôvodné vzory. Tieto vlastné vzory sa ukladajú do databázy programu, zálohujú sa s dátami a pri aktualizáciách zostanú zachované.

Úprava vzoru:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na vzor, ktorý chcete upraviť, a z lokálnej ponuky vyberte voľbu Skopírovať vzor (Shift+Ctrl+C). V zozname vzorov sa vytvorí nový záznam pomenovaný podľa pôvodného vzoru s doplnením textu „- kópia“.

2. Na novo vytvorený vzor kliknite pravým tlačidlom myši a z lokálnej ponuky vyberte voľbu Upraviť vzor (Shift+Ctrl+Ins).

3. Teraz môžete upraviť názov vzoru a urobiť úpravy v texte vzoru v okne s textom vzoru v pravej časti.

4. Zmeny uložíte klávesom F9 v tabuľke alebo prechodom na iný záznam (vzor).

Vlastné a upravené vzory sa v zozname vzorov zobrazujú s béžovým pozadím. Podľa neho spoznáte vzory, ktoré môžete upravovať. Ak chcete upraviť vlastný vzor, vždy použite voľbu Upraviť vzor z lokálnej ponuky.

Vytvorenie nového vzoru:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na zoznam vzorov a z lokálnej ponuky vyberte voľbu Pridať vzor (Ctrl+Ins). V tabuľke sa vytvorí prázdny záznam.

2. Do novo vytvoreného záznamu vyplňte názov vzoru, prípadne ďalšie údaje ako Skupina a Podskupina.

3. Prejdite do okna pre text vzoru vpravo a vyplňte text vzoru. Môžete ho prevziať cez schránku z iného textového editora. Do poľa pod textom môžete zadať aj ďalšie informácie.

4. Vzor uložíte klávesom F9 alebo kliknutím na iný záznam v zozname vzorov.