Předlohy formulářů, vzory dokumentů

Jestliže chcete začít vyplňovat nový formulář, je potřeba vybrat typ formuláře - předlohu. Na výběr předlohy slouží okno se seznamem dostupných předloh formulářů. Jednotlivé typy předloh jsou členěny do skupin, případně podskupin. Podle časového členění rozdělujeme formuláře na aktuální a starší. Ve skupině Aktuální najdete vždy poslední vzory (verze) formulářů. Mezi historické formuláře jsou zařazovány ty formuláře, které již byly nahrazeny novějším vzorem a pokud existovalo několik dřívějších vzorů, jsou členěny podle let, ve kterých jednotlivé vzory platily.

Záložky v okně nový formulář:

• Aktuální - seznam aktuálních předloh členěných podle skupin

• Starší formuláře - seznam všech předloh, kde jsou formuláře zobrazeny podle období platnosti.

• Oblíbené - seznam formulářů, které používáte nejčastěji

Vyhledání formuláře

Protože FORM studio obsahuje stovky formulářů a někdy nemusí být snadné požadovaný formulář najít.

1. V levém horním rohu okna Nový formulář je pole pro vyhledávání. Do tohoto pole začněte psát název nebo část názvu formuláře. Program automaticky vyhledá formuláře, které v názvu obsahují zadaný text (program navíc u některých formulářů vyhledává na pozadí podle číselného označení formuláře-například u daňových formulářů).

2. V režimu vyhledávání, který se automaticky nabídne, můžete zvolit rozšířené možnosti - hledání ve starších formulářích a hledání v obsahu vzorů dokumentů.

Tip: Ke každému typu formuláře je k dispozici webová stránka s originálním tiskopisem a pokyny v PDF, porovnáním s předchozím vzorem a mnoha dalšími informacemi. Otevřete ji volbou WWW stránka z lokální nabídky nad tabulkou pomocí pravého tlačítka myši.

Oblíbené formuláře

Je obvyklé, že při své práci používáte nejčastěji jen několik typů formulářů. Při jejich vytváření však vybíráte z velkého množství předloh. Předlohy formulářů, které používáte nejčastěji, si můžete označit jako oblíbené a pak vybírat pouze z nich. Typ formuláře označíte jako oblíbený volbou Přidat aktuální záznam do oblíbených z lokální nabídky okna pro výběr typu formuláře nebo klávesou Ctrl+O. Taková předloha se pak objeví v záložce Oblíbené.

Pořadí předloh v záložce Oblíbené můžete měnit volbami z lokální nabídky v této záložce (klávesové zkratky Ctrl+Up (šipka nahoru), Ctrl+Down (šipka dolů)). Najdete v ní i volby pro zrušení nastavení oblíbených předloh.

Tip: Pro nastavení vzhledu, třídění nebo filtrů můžete použít funkce pro práci s tabulkami.

Tip: Pro správné třídění oblíbených předloh v nastaveném pořadí je třeba mít nastaveno třídění podle sloupce Pořadí.

Tip: Zobrazení pouze oblíbených položek je možné i v ostatních záložkách pomocí filtru ve sloupci Oblíbený.

Poznámka: Poznámka

• Když je vydán nový vzor formuláře, objeví se automaticky po aktualizaci v záložce aktuální a původní vzor je přesunut do záložky Starší. V záložce oblíbených zůstává však stále původní formulář, tedy starší vzor. Pokud používáte záložku oblíbených formulářů, doporučujeme sledovat aktualizace formulářů a podle potřeby nahrazovat neaktuální formuláře novými.

Vzory dokumentů

Kromě formulářů, kde se vyplňují pouze určité údaje, existuje mnoho dokumentů, pro které je vhodnější volnější forma dovolující libovolné úpravy textu a formátu. V programu najdete mnoho vzorů různých takovýchto dokumentů. Vzory dokumentů najdete jako zvláštní skupinu pod nabídkou formulářů.

Na rozdíl od seznamu formulářů se v pravé části okna zobrazuje přímo obsah každého vzoru a další informace k němu. Pokud tuto část okna nevidíte, roztáhněte okno myší do šířky.

Vlastní nebo upravené vzory dokumentů

Do databáze vzorů dokumentů si také můžete zařazovat vlastní vzory nebo upravovat původní vzory. Tyto vlastní vzory se ukládají do databáze programu, zálohují se s daty a jsou zachovány při aktualizacích.

Úprava vzoru:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na vzor, který chcete upravit a z lokální nabídky vyberte volbu Zkopírovat vzor (Shift+Ctrl+C ). V seznamu vzorů se vytvoří nový záznam pojmenovaný podle původního vzoru s doplněním textu "- kopie".

2. Klepněte na nově vytvořený vzor pravým tlačítkem myši a z lokální nabídky vyberte volbu Editovat vzor (Shift+Ctrl+Ins ).

3. Nyní můžete upravit název vzoru a provést úpravy v textu vzorů v okně s textem vzoru v pravé části.

4. Změny uložíte klávesou F9 v tabulce nebo přechodem na jiný záznam (vzor).

Vlastní a upravené vzory se zobrazují v seznamu vzorů s béžovým pozadím podle kterého poznáte, že se jedná o vzory, které můžete upravovat. Pokud chcete upravit vlastní vzor, použijte vždy volbu Editovat vzor z lokální nabídky.

Vytvoření nového vzoru:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na seznam vzorů a z lokální nabídky vyberte volbu Přidat vzor (Ctrl+Ins ). V tabulce se vytvoří prázdný záznam.

2. Do nově vytvořeného záznamu vyplňte název vzoru, případně další údaje jako Skupina a Podskupina.

3. Přejděte do okna pro text vzoru vpravo a vyplňte text vzoru. Můžete jej samozřejmě převzít přes schránku z jiného textového editoru. Můžete také zadat další informace do pole pod textem.

4. Vzor uložíte klávesou F9 nebo klepnutím na jiný záznam v seznamu vzorů.