Datová schránka

Program FORM studio obsahuje řadu funkcí pro využívání datových schránek:

• Odesílání formuláře do datových schránek úřadů nebo jiných osob volbou Odeslat v editoru formulářů nebo z agendy Klienti.

• Prohlížení své datové schránky nebo schránek klientů, ke kterým máte přístupové údaje - volba Datová schránka na kartě Domů.

• Hromadná automatická kontrola datových schránek klientů, zda obsahují nové nepřečtené zprávy - volba Kontrola datových schránek na kartě Agenda nebo podle Nastavení programu parametr Datová schránka | Kontrolovat nové zprávy v datových schránkách.

• Ukládání odesílaných formulářů do archivu dokumentů

• Archivace přijatých i odeslaných zpráv.

• Vyhledávání datové schránky z okna Nastavení klienta nebo v okně odesílané zprávy do datové schránky.

• Připravené identifikátory datových schránek finančních a celních úřadů, zdravotních pojišťoven a správy sociálního zabezpečení v seznamech.

• Možnost uložení adresáta včetně identifikátoru datové schránky do adres u klienta.

Přístupové údaje k datovým schránkám

• Pokud používáte program pro vlastní potřebu a chcete odesílat formuláře přes datové schránky nebo mít přístup k datové schránce, nastavte si přístupové údaje v Nastavení klienta v záložce Základní údaje. Vyplňte Uživatelské jméno, Heslo a Identifikátor datové schránky. Údaj Název pro identifikaci nemusíte vyplňovat, ten slouží pro odlišení schránek nebo identit klientů a vlastní schránky, viz. následující bod.

• Jestliže zpracováváte formuláře pro své klienty a máte přístup k jejich datovým schránkám, můžete si zadat přístupové údaje k jejich schránkám do nastavení klienta stejným způsobem. Údaje ke své vlastní schránce si pak můžete zadat do Nastavení programu v záložce Oprávněná osoba. U klientů i zde je vhodné zadat do údaje Název pro identifikaci příhodné označení datové schránky, které vám pomůže při odesílání zprávy odlišit schránky a vybrat vlastní datovou schránku nebo schránku klienta jako odesílatele.

• Pokud používá program více uživatelů, kteří mají různá přístupová hesla k vlastní datové schránce, můžete je zadat v agendě Uživatelé, tlačítkem Vlastnosti. Při odesílání zprávy přes datovou schránku pak máte možnost zvolit identitu odesílatele podle uživatele, oprávněné osoby z nastavení programu nebo schránku klienta.

• Z dialogů, kde nastavujete přístupové údaje, můžete otevřít odpovídající datovou schránku tlačítkem Otevřít.

Datovou schránku klienta můžete otevřít na kartě Domů volbou Datová schránka nebo klávesou Ctrl+D.

Odesílání formulářů přes datovou schránku

Poslat formulář přes datovou schránku je stejně snadné jako odeslání e-mailem. Stačí v okně formuláře použít volbu Odeslat v PDF a v dialogu pro výběr adresy použít tlačítko Do datové schránky. Jestliže provádíte elektronické podání přes datovou schránku, použijte volbu Podat elektronicky. Dialog obsahuje spojené adresy z několika zdrojů, které obsahují e-mailové adresy a identifikátory datových schránek. Pokud adresát má ID datové schránky zadané, převezme se do okna datové zprávy, jinak můžete ID datové schránky vyhledat tlačítkem Vyhledat schránku. Takto získané údaje je možné si pak uložit do adres u klienta tlačítkem Uložit do adres.

Archivace zpráv

Program umožňuje ukládat zprávy z datových schránek do souborů na disk nebo do archivu dokumentů. Přijatou nebo odesílanou zprávu můžete uložit do souboru nebo do archivu dokumentů tlačítkem Uložit na disk v okně zprávy nebo ji můžete uložit do archivu dokumentů tlačítkem Uložit do archivu.

Zprávy jsou v datové schránce k dispozici pouze 90 dnů, je proto vhodné si zprávy archivovat. Program umožňuje automaticky archivovat všechny přijaté i odeslané zprávy. Pokud chcete tuto možnost využít, zaškrtněte v Nastavení programu v záložce Obecné volbu Ukládat do archivu dokumentů zprávy datové schránky (archivovat DS). Při každém otevření datové schránky budou automaticky uloženy zprávy, které dosud archivovány nebyly.

Poznámka: Poznámky

• Při otevření datové schránky, pokud je nastavena automatická archivace, se nearchivují zprávy, které dosud nebyly otevřené (přečtené). Uložení se provede až po otevření zprávy. Není se třeba obávat, že by automatickou archivací došlo k přečtení zprávy se všemi důsledky bez toho, že byste zprávu neotevřeli. Neotevřené zprávy zůstávají v datové schránce jako nepřečtené. Zda zpráva byla otevřená (přečtené) poznáte v okně datové správy podle obrázku zprávy.

• Zprávy odesílané z programu FORM studio se ukládají do archivu dokumentů ve stejném formátu jako přijaté zprávy, při otevření tedy obsahují vložené přílohy. Pokud však datová schránka obsahuje i zprávy odeslané jiným způsobem, např. přes webové rozhraní datových schránek, jsou tyto zprávy v archivu dokumentů uložené jiným způsobem. Webová služba je totiž předává zkomprimované v neveřejném formátu programu 602XML Filler a z něj není možné vložené přílohy zobrazit přímo. Při otevření takovéto zprávy je v seznamu příloh pouze jeden soubor s příponou ZFO, který obsahuje celou zprávu v uvedeném formátu a je možné ji otevřít pouze pomocí programu 602XML Filler. Ten je třeba mít nainstalovaný jako samostatnou aplikaci nebo alespoň jako doplněk internetového prohlížeče.

• Při uložení zprávy do souboru se uloží opis zprávy v textovém formátu a přiložené soubory zkomprimované do jednoho souboru ve formátu ZIP. Při uložení do archivu dokumentů je to stejné, pouze formát souboru je přejmenován DSSZIP, aby bylo možné rozpoznat zdroj souboru a při otevření jej přímo otevírat v okně zprávy.

• V okně zprávy můžete tlačítkem Uložit přílohu na disk uložit jednu nebo několik vybraných příloh do souboru na disk nebo je uložit do archivu dokumentů tlačítkem Uložit přílohu do archivu.

• V nastavení programu je možné, zaškrtnutím volby Ukládat do archivu dokumentů odesílané formuláře, nastavit, aby se odesílané formuláře ukládaly do archivu při odesílání automaticky. Pokud je však současně zaškrtnutá volba Ukládat do archivu dokumentů zprávy datové schránky, neukládají se odesílané formuláře, ale pouze celé odesílané zprávy. Je to z toho důvodu, aby stejný formulář nebyl uložen při odeslání dvakrát, jednou jako formulář a jednou jako zpráva datové schránky.