Nastavení klienta

Okno Nastavení klienta otevřete poklepáním na záznam klienta v okně Klienti, tlačítkem Nastavení klienta v kartě Agenda, volbou z lokální nabídky Klient, nebo klávesou Shift+F2.

Detail klienta

• Základní údaje - vyplňte kontaktní údaje klienta. Tyto údaje budou použity do většiny formulářů, kde se automaticky vyplní při vytvoření nového formuláře. Pokud máte datovou schránku a chcete ji v programu využívat nebo jen odesílat formuláře do schránek jiných osob, můžete si nastavit přístupové údaje ke schránce. Pokud je vyplníte, nebudete muset přihlašovací údaje zadávat při každém přístupu k funkcím datových schránek. Volbu Zobrazit znaky můžete zaškrtnout, pokud je heslo prázdné a chcete vidět, jaké znaky zadáváte.

• Osoba - pokud se jedná o právnickou osobu, doplňte potřebné údaje a zaškrtněte pole Právnická osoba. V případě, že jde o fyzickou osobu, ponechejte volbu Právnická osoba nezaškrtnutou a zadejte údaje v levé části. Volbou Používat oprávněnou osobu z nastavení programu nastavíte způsob naplňování údajů ve formulářích o oprávněné osobě (při zaškrtnutí údaje z Nastavení programu | Oprávněná osoba, jinak z Nastavení klienta | Osoba ).

• Úřady - v této části můžete vybrat úřady vztahující se ke klientovi - finanční úřad, celní úřad, zdravotní pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení. K výběru můžete využít připravené seznamy klepnutím na odkazy Číslo nebo Kód nebo klávesou F12 či Ctrl+šipka nahoru. Pokud se automaticky nevyplní ID datové schránky, není v seznamech k dispozici, a můžete si najít klepnutím na odkaz ID schránky. V sekci Správa sociálního zabezpečení můžete zadat identifikační údaje pro elektronické podání. Pokud chcete informace o úřadech (e-mail nebo datová schránka) využít k zasílání formulářů na tyto úřady, je potřeba mít adresy v tabulce Adresy (viz. odstavec Adresy níže). Naplnění adres zadaných úřadů se provede automaticky.

• Skupina - v této části si můžete přiřadit klienta do určitých skupin, podle kterých pak můžete klienty třídit nebo zobrazovat jen určité skupiny pomocí filtrů. Volba Uzamčen umožňuje uzamčení klienta, které znemožní u něj provádět jakékoliv změny, můžete je pak kdykoliv opět odemknout. Uživatelské skupiny slouží pro libovolné třídění. Do jednotlivých polí si můžete sami definovat význam údaje - skupinu, a pak zaškrtnutím klienta do skupiny přiřadit. Pomocí voleb barva pozadí a barva písma si můžete záznamy jednotlivých klientů v tabulce barevně odlišit.

Další informace vztahující se ke klientovi v nastavení klienta

• Adresy - zde můžete evidovat adresy, které s klientem souvisí, např. jeho finanční úřad, zdravotní pojišťovnu, správu sociálního zabezpečení, pobočky společnosti apod. Nový záznam vytvoříte tak, že stisknete kombinaci kláves Ctrl+Insert. Tuto záložku můžete používat také jako vlastní adresář pro kontakty u vaší osoby nebo firmy. Adresy můžete využít v některých formulářích, např. ve skupině účetních formulářů, kde lze ve faktuře, dodacím listu, objednávce vybrat adresu druhé strany ze seznamu z databáze (podobně jako výběr ze seznamu, klávesou F12 na názvu firmy). Pokud v adresách zadáte e-mail nebo ID datové schránky, nabídne se při odesílání formuláře seznam adres, z nichž si můžete adresáta vybrat.

• Osoby -slouží k zadání adres a kontaktních údajů osob, pokud jich má klient více. Do této záložky si můžete uložit kontaktní osoby klienta nebo zaměstnance, jejichž údaje pak můžete převzít do některých formulářů - např. ve skupině pracovněprávních formulářů.

• Účty -zadejte bankovní účty klienta, číslo účtu se použije v některých formulářích pro údaje o bankovním účtu. Údaj Hlavní slouží pro označení účtu, který se používá přednostně a který se do formulářů bude naplňovat jako základní hodnota

• Vozidla - do tabulky vozidel si můžete vyplnit nebo naimportovat seznam vozidel, z nichž pak můžete plnit přiznání k silniční dani. Import spustíte volbou lokální nabídky (klepnutím pravým tlačítkem myši na tabulce).

• Účtový rozvrh - tuto záložku můžete využít pro osoby, které vedou účetnictví a budete pro ně chtít automatizovaně zpracovávat výkazy účetní závěrky. Účtový rozvrh můžete vyplnit ručně nebo naimportovat z účetnictví. Import provedete pomocí lokální nabídky (klepnutím pravým tlačítkem myši na tabulce), v níž najdete volby pro import vzorových účtových rozvrhů nebo pro univerzální import z mnoha formátů. Do vzorového účtového rozvrhu zadáte následně obraty a stavy účtů ručně nebo pomocí univerzálního importu načtete soubor z účetnictví.

• Algoritmy výkazů - tato záložka obsahuje tabulku algoritmů výkazů, na základě níž se provádí automatizované výpočty výkazů účetní závěrky. Algoritmy můžete naimportovat pomocí lokální nabídky (klepnutím pravým tlačítkem myši na tabulce). Podrobnější informace najdete v kapitole Výpočet výkazů pomocí algoritmů.

• Platby - tabulka slouží jako platební kalendář, do kterého můžete vytvářet záznamy z formulářů (vložení informací o platbách, např. záloh) nebo ručním zápisem. Pokud chcete být na některé platby upozorněni před jejich splatností, můžete využít funkci přenosu do Plánovacího kalendáře, a v něm pak funkci upozorňování. V lokální nabídce najdete volbu, kterou můžete otevřít formulář, ze kterého byly informace o platbě vytvořeny.

• Historie - záznamy o práci na jednotlivých formulářích - obsahují datum, čas a dobu editace formulářů. Můžete je využít při kalkulaci práce pro klienty. V dolní části se zobrazuje celková doba editace formulářů podle aktuálního filtru. Tabulku můžete vytisknout pomocí automatické sestavy. V lokální nabídce najdete volbu, kterou můžete otevřít formulář, k němuž se záznam historie vztahuje.

• Dokumenty - do archivu dokumentů si můžete ukládat dokumenty v elektronické podobě získané od klienta nebo pro klienta vytvářené. Na základě nastavení programu sem můžete nechat ukládat odesílané formuláře, elektronická podání a jejich potvrzení nebo zprávy z datových schránek.

• Zastupování - agenda Zastupování slouží k evidenci plných mocí nebo mandátních smluv. Záznamy do této evidence můžete vytvořit z formulářů Plná moc a Mandátní smlouva funkcí Přenést do evidence plných mocí nebo je pořídit ručně. V lokální nabídce najdete volbu, kterou můžete otevřít formulář, ze kterého byl záznam vytvořen.

• Obrázky - fotografie, logo. Můžete si uložit fotografii nebo obrázek charakterizující klienta ve formátu jpg a logo ve formátu jpg nebo bmp. Fotka pak může sloužit pro rychlejší identifikaci a přehled v kartách klientů, logo můžete použít ve formulářích, jako jsou faktury, dodací listy, pokladní doklady, dopisy, žádosti apod.

• Texty - seznam textů, které chcete používat pro funkci automatického doplňování textů. Texty si můžete do tabulky zadat ručně nebo nechat program doplňovat texty automaticky podle zadávaných údajů ve formulářích. Podrobnější informace najdete v kapitole Nastavení programu, část Formuláře, parametry doplňování textů. Pomocí tlačítka Smazat texty můžete odstranit krátké nebo málo používané texty.

• Poznámky - zde si můžete zapisovat libovolné poznámky ke klientovi.

Poznámka: Poznámky

• Do většiny tabulek je možné importovat data z externího souboru volbou Import z lokální nabídky. Otevře se průvodce importem, kde si můžete vybrat z mnoha různých formátů a v několika krocích podrobně nastavit potřebné parametry a provést import dat. Tuto možnost můžete využít např. při prvotním naplnění seznamu klientů při přechodu z jiného programu nebo pro naplnění adres firem nebo osob u klienta.

• Okno Nastavení klienta obsahuje všechny dostupné údaje z databáze klientů. Některé z nich jsou k dispozici i v detailu klienta v základním rozložení.

Tip: Při vyplňování formulářů můžete otevřít Nastavení klienta klávesou Ctrl+Shift+F12 nebo Ctrl+Shift+šipka nahoru a převzít hodnotu libovolného údaj do formuláře nebo do textového dokumentu klávesou Enter nebo tlačítkem OK. V tomto režimu však nelze údaje v Nastavení klienta zadávat ani měnit.