Archiv dokumentů

Program umožňuje u každého klienta udržovat a archivovat dokumenty v elektronické podobě. Můžete tak mít veškeré dokumenty související s klientem uloženy přímo v programu (např. smlouvy, podklady pro zpracování formulářů, účetní data, odeslané formuláře v PDF, elektronická podání a jejich potvrzení apod.). Archiv dokumentů najdete v detailu klienta - podrobné rozložení, záložka Dokumenty v Základním (podrobném) zobrazení.

Pro práci s dokumenty můžete využít funkce (tlačítka):

• Vložit nový - umožní vybrat a načíst dokument z disku

• Otevřít - uloží soubor z archivu dokumentů v databázi na disk (do složky Dokumenty ve složce programu FORM studio) a otevře jej v programu, který je odpovídajícímu typu souboru přiřazen.

• Uložit na disk - uloží soubor z archivu dokumentů na disk do adresáře, který si můžete zvolit

• Aktualizovat z disku - pokud provedete v souboru změnu, můžete jej v archivu dokumentů aktualizovat

• Přesunout - přesunutí dokumentu k jinému klientovi

Archiv dokumentů umožňuje schraňovat i dokumenty vytvářené ve FORM studiu. Můžete si nastavit, že každý formulář, který odešlete e-mailem či do datové schránky nebo elektronicky podáte, se automaticky zařadí do archivu dokumentů. K tomuto nastavení slouží volby Ukládat do archivu dokumentů odesílané formuláře a Ukládat do archivu dokumentů informace o elektronickém podání v Nastavení programu, stránka Obecné.

Tip: Archiv dokumentů je možné využít i např. jako evidenci přijaté a odeslané pošty. Můžete v něm vytvářet záznamy i bez ukládání dokumentů a pouze si evidovat přijatou nebo odesílanou poštu. Vytvoření záznamu bez vložení dokumentu provedete běžným způsobem práce s tabulkou.

Poznámka: Poznámky

• V tabulce archivu dokumentů můžete využít údaje Značka, Kód, Poznámka a další k uložení informací pro snadnější vyhledání požadovaného dokumentu.

• Údaj Složka může sloužit pro skupinování záznamů a automaticky se vyplňuje při odeslání formuláře e-mailem, do datové schránky a elektronickém podání.

• Seznamy přijatých a odeslaných dokumentů můžete vytisknout volbou Sestavy na pásu karet Domů..

• Volbou Komprimovat dokumenty při vkládání do archivu v Nastavení programu můžete nastavit, zda se budou soubory při vkládání do archivu dokumentů komprimovat. U některých souborů tak můžete podstatně zmenšit nároky na velikost dat programu. Komprimace je vhodná pro dokumenty např. typu textových souborů. Naopak zbytečná je, pokud do archivu dokumentů vkládáte archivy dat (zip soubory), obrázky v komprimovaných formátech (jpg apod.). Nastavení můžete měnit podle potřeb před vkládáním dokumentů, nebo ponechejte volbu zaškrtnutou stále.

• Upozornění: Při používání archivu dokumentů a velkém počtu uložených dokumentů nebo velkých uložených souborech (např. účetních dat) může soubor archivu dokumentů dosáhnout značné velikosti a zpomalit tak načítání tabulky archivu dokumentů. Archiv dokumentů se zálohuje společně s ostatními daty programu, což ovlivní samozřejmě také dobu zálohování dat a velikost záložních souborů.

• Vkládání dokumentů je omezeno velikostí 25MB na vkládaný soubor.