Archív dokumentov

Program umožňuje pri každom klientovi udržiavať a archivovať dokumenty v elektronickej podobe. Všetky dokumenty súvisiace s klientom tak môžete mať uložené priamo v programe (napríklad zmluvy, podklady na spracovanie formulárov, účtovné dáta, odoslané formuláre v PDF, elektronické podania a ich potvrdenia). Archív dokumentov nájdete v detaile klienta – podrobné rozloženie, záložka Dokumenty v základnom (podrobnom) zobrazení.

Na prácu s dokumentmi môžete použiť tieto funkcie (tlačidlá):

• Vložiť nový – umožní vybrať a načítať dokument z disku

• Otvoriť – uloží súbor z archívu dokumentov v databáze na disk (do zložky Dokumenty v zložke programu FORM studio) a otvorí ho v programe, ktorý je priradený danému typu súboru

• Uložiť na disk – uloží súbor z archívu dokumentov na disk do adresára, ktorý si zvolíte

• Aktualizovať z disku – ak v súbore urobíte zmenu, môžete ho v archíve dokumentov aktualizovať

• Presunúť – presun dokumentu k inému klientovi

Archív dokumentov umožňuje uchovávať aj dokumenty vytvorené vo FORM studiu. Môžete nastaviť, aby sa každý formulár, ktorý odošlete e-mailom alebo podáte elektronicky, automaticky zaradil do archívu dokumentov. Na toto nastavenie slúžia voľby Ukladať do archívu dokumentov odosielané formuláre a Ukladať do archívu dokumentov informácie o elektronickom podaní v Nastavení programu, stránka Všeobecné.

Tip: Archív dokumentov možno použiť aj ako evidenciu prijatej a odoslanej pošty. Môžete v ňom vytvárať záznamy aj bez uloženia dokumentov a evidovať iba prijatú alebo odosielanú poštu. Záznam bez vloženého dokumentu vytvoríte bežným spôsobom práce s tabuľkou.

Poznámky

• V tabuľke archívu dokumentov môžete využiť údaje Značka, Kód, Poznámka a ďalšie na uloženie informácií, podľa ktorých požadovaný dokument ľahšie vyhľadáte.

• Údaj Zložka môže slúžiť na zoskupovanie záznamov a pri odoslaní formulára e-mailom a pri elektronickom podaní sa vyplní automaticky.

• Zoznamy prijatých a odoslaných dokumentov môžete vytlačiť voľbou Zostavy na páse kariet Domov.

• Voľbou Komprimovať dokumenty pri vkladaní do archívu v Nastavení programu nastavíte, či sa súbory pri vkladaní do archívu dokumentov budú komprimovať. Pri niektorých súboroch tak môžete výrazne zmenšiť nároky na veľkosť dát programu. Komprimácia je vhodná napríklad pre textové súbory. Zbytočná je, ak do archívu vkladáte archívy dát (súbory zip) alebo obrázky v komprimovaných formátoch (jpg a podobne). Nastavenie môžete pred vkladaním dokumentov meniť, alebo voľbu ponechajte stále zaškrtnutú.

• Upozornenie: Pri používaní archívu dokumentov a pri veľkom počte uložených dokumentov alebo veľkých súboroch (napríklad účtovných dát) môže súbor archívu dokumentov narásť a spomaliť načítanie tabuľky. Archív dokumentov sa zálohuje spolu s ostatnými dátami programu, čo ovplyvní aj dobu zálohovania a veľkosť záložných súborov.

• Vkladanie dokumentov je obmedzené veľkosťou 25 MB na vkladaný súbor.