Evidence a zpracování záloh

Obsahem této kapitoly je návod jak evidovat zálohy v souladu se zákonem o DPH platném od 1.5.2004. Uváděné účty jsou pouze informativní. Syntetické i analytické účty si můžete zvolit podle vlastního rozhodnutí (v souladu s vyhláškou MF).

Nastavení účtů

Pro potřeby účtování přijaté platby zálohy je potřeba si připravit analytické účty účtu 324. Použijme např.

• účet 324001 na kterém budeme sledovat zálohy a v rámci kterého lze zpracovávat saldokonto záloh

• účet 324009 na kterém budeme sledovat DPH zálohových plateb

Analogicky si připravíme účty pro poskytnuté zálohy dodavatelům

• 314001

• 314009

Účty doplňte do účtového rozvrhu a pokud jste doposud účtovali pouze na syntetickém účtu 324, proveďte globální přeúčtování na analytický účet 324001 (funkcí F10 účtového rozvrhu - Globální přeúčtování). Doporučujeme nastavit tyto účty i do seznamu druhů účtování pro úhrady faktur (FAOZ, FADZ).

Dále nastavte účty do Nastavení firmy, záložka Účetnictví | Parametry účtování. Doplňte účty pro DPH v části Účty pro účtování záloh.

A) Prodej zboží s částečnou úhradou zálohy předem

1) Vystavení zálohové faktury

Vytvoříte zálohovou fakturu v agendě vystavených faktur na celkovou částku s uvedením základu DPH a daně. Zálohovou fakturu neúčtujte.

2) Úhrada zálohy

Po přijetí úhrady na bankovním účtu zadáte výpis z bankovního účtu. Pokud zadáte nejprve částku a potom variabilní symbol, podle kterého vyberete záznam zálohové faktury, program automaticky vypočítá a nastaví základ DPH a daň v poměru uhrazené zálohy a celkové částky faktury. Můžete také vypočítat DPH jiným způsobem dohodnutým s odběratelem, např. z ceny s daní. Zaškrtněte údaj Zahrnout do zpracování v oddílu DPH protože na platbu vystavíte daňový doklad.

Vytiskněte daňový doklad o přijaté platbě např. klávesou F6 a zašlete jej odběrateli. Kopii dokladu uschovejte podobně jako ostatní daňové doklady.

Účtování:

221 / 324001

324009 / 343

3) Zúčtovací faktura

Po uskutečnění zdanitelného plnění vystavte konečnou – zúčtovací fakturu. Můžete využít funkci F10 - Vytvořit fakturu podle zálohové faktury v záznamu zálohové faktury. Nebo fakturu vytvořit ručně, podle toho, jak jste zvyklí. Pokud jste vytvořili fakturu prvním způsobem, do položek se automaticky doplnil záznam o uhrazené záloze v plné výši. Smažte jej a pomocí funkce F10 – Vybrat uhrazené zálohy vyberte záznam bankovního výpisu s uhrazenou zálohou. Pokud by bylo více zálohových plateb, vyberte opakovaně jednotlivé platby. Jednotkovou cenu zadejte záporně. Jestliže v bankovním výpise byl základ daně a daň vypočtena z poměru uhrazované částky a celkové částky faktury, může dojít k rozdílnému výpočtu daně u položky zálohy v případě, že položku zadáváte ručně. Zobrazte si změnou pohledu F5 sloupec Celkem DPH, ve kterém upravte DPH podle DPH v záznamu bankovního výpisu. Můžete případně upravit text položky se zálohou. Pokud se automaticky nedoplnily do položek faktury účty, zobrazte si sloupce Druh, Má dáti, Dal v položkách úpravou pohledu F5 a doplňte chybějící účty. V položce se zálohou zaškrtněte údaj Záloha.

Vytiskněte fakturu a zašlete odběrateli.

Účtování:

311 / 604

311 / 343

4) Úhrada zbývající částky

Po přijetí úhrady na zbývající částku 38310,- Kč zaevidujte tento příjem v bankovních výpisech.

Účtování:

221 / 311

6) Zúčtování zálohy

Zúčtujte zálohu - otevřete záznam o vydané faktuře vf0006 v pohledávkách a závazcích a funkcí F10 - Zúčtovat zálohu s DPH vyberte záznam o platbě zálohy v bankovních výpisech a dokladovou řadu interních dokladů, do které se vytvoří záznamy o zúčtování zálohy. Program vygeneruje záznamy o zúčtování zálohy.

Účtování:

324001 / 604

324001 / 324009

b) Nákup zboží s částečnou úhradou zálohy předem

1) Zálohová faktura

Zadejte zálohovou fakturu do přijatých faktur. Pokud vyplníte údaje o DPH, budou využity při zadání platby zálohy v bankovních výpisech k nastavení informací o DPH. Nezaškrtávejte údaj Zahrnout do zpracování DPH. Zálohová nebo proforma faktura není daňovým dokladem.

2) Úhrada zálohy

Po úhradě zálohy a přijetí bankovního výpisu zadejte do bankovních výpisů úhradu zaplacené částky. Po zadání variabilního symbolu dojde k naplnění také informací o DPH podle zálohové faktury ale nezaškrtne se údaj Zahrnout do zpracování v oddílu DPH, protože zatím nemáte daňový doklad.

Účtování:

314001 / 221

3) Zaevidování daňového dokladu

Jak obdržíte od dodavatele daňový doklad o přijaté platbě, upravte informace o DPH v odpovídajícím záznamu v bankovním výpise. Upravte nebo zadejte datum DPH, základ DPH a daň a zaškrtněte Zahrnout do zpracovánív oddíle DPH. Po uložení záznamu dojde k novému zaúčtování, kde se sníží částka účtovaná na účet dodavatelů a zaúčtuje se DPH. Označení (číslo) daňového dokladu si můžete poznamenat do údaje Poznámka (v záložce Detail položky). Daňový doklad založte k bankovnímu výpisu nebo samostatně. Pro snadnější vyhledání si na něj můžete poznamenat číslo bankovního výpisu.

Účtování:

314001 / 221 (není účtováno znovu, položka již byla účtována v předchozím kroku)

343 / 314009

4) Přijetí vyúčtovávací faktury

Jak obdržíte konečnou fakturu, zadejte ji do agendy přijatých faktur. Do položek zadejte zaplacenou zálohu zápornou částkou. Zaškrtněte údaj Záloha. Jestliže v daňovém dokladu byly základ daně a daň vypočteny jinak než výpočtem z ceny bez daně nebo jiným způsobem zaokrouhlení, může dojít k potřebě změny částky daně. Zobrazte si změnou pohledu F5 sloupec Celkem DPH, ve kterém upravte DPH podle výše daně v daňovém, dokladu o platbě zálohy. Můžete případně upravit text položky se zálohou.

Účtování:

518 / 321

343 / 321

5) Doplatek zbývající částky

Uhraďte zbývající částku faktury a po obdržení výpisu z účtu zadejte úhradu do agendy bankovních výpisů.

Účtování:

321 / 221

6) Zúčtování zálohy

Zúčtujte zálohu - otevřete záznam o přijaté konečné faktuře v pohledávkách a závazcích a funkcí F10 - Zúčtovat zálohu s DPH vyberte záznam o platbě zálohy v bankovních výpisech a dokladovou řadu interních dokladů, do které se vytvoří záznamy o zúčtování zálohy. Program vygeneruje záznamy o zúčtování zálohy.

Účtování:

518 / 314001

314009 / 314001

Poznámky

• Automatické rozúčtování DPH na pomocný účet DPH (314009 nebo 324009 se provádí pouze v bankovních výpisech. V agendě bankovní výpisy to lze provést za předpokladu, že veškeré záznamy se zaškrtnutou volbou Zahrnout do zpracování DPH budeme považovat za úhrady záloh. V agendě pokladna se běžně používají doklady s DPH proto není možné automaticky určit, kdy jde o platby záloh a účtování je třeba zadat ručně.

• Stejným způsobem jako při dílčích platbách se postupuje, pokud je předem uhrazena celá částka faktury. Na vyučovacím dokladu je pak částka k úhradě 0.